Secteurs et tâches pour tes bénévoles.
Organise ton événement en secteurs et en tâches. Avec des descriptions et des règles que tes bénévoles voient à l’inscription.
- Bar2 tâches
- Service16+
- Caisse
- Grill1 tâche
- Grillades
- Entrée2 tâches
- Contrôle des billets
- Bracelets
- Backstage1 tâche
- Accueil des artistesnon public
Exigences
Ce que tu décris, tes bénévoles le lisent.
Chaque secteur et chaque tâche a une description. Elle figure sur la page d’inscription, juste à côté des créneaux.
Ce que les bénévoles voient de ce secteur.
Tente du bar près de l’entrée principale. Rendez-vous au comptoir 15 minutes avant le début du créneau.
Apparaît sur la page d’inscription
Tente du bar près de l’entrée principale. Rendez-vous au comptoir 15 minutes avant le début du créneau.
Servir les boissons et encaisser. L’équipe du bar te montre tout sur place.
- sam. 18:00-22:002 libres
- sam. 22:00-02:00Complet
Des règles pour chaque tâche.
Toutes les tâches ne conviennent pas à tout le monde. Trois réglages définissent qui peut s’inscrire où.
Âge minimum
Fixe un âge minimum pour une tâche, par exemple 16 ans pour le service au bar. Tes bénévoles le voient avant de s’inscrire.
Nombre minimum de créneaux
Une tâche n’a de sens qu’à partir de plusieurs créneaux, par exemple à cause d’une formation? Fixe alors le nombre minimum.
Sur affectation uniquement
Désactive l’inscription libre pour une tâche. Elle disparaît de la page d’inscription et tu affectes toi-même les bénévoles.
La tâche et ses créneaux restent masqués sur la page d’inscription. Tu peux toujours affecter toi-même des bénévoles.
Construire une fois, réutiliser chaque année.
Copie ton événement pour l’année prochaine. Les secteurs et les tâches suivent, les créneaux aussi si tu le souhaites.
- Descriptions et règles de chaque tâche
- Ordre des secteurs et des tâches
- Rappels de l’événement
- Créneaux, si tu choisis de les reprendre
La structure te suit à chaque étape.
Regroupé dans le planning
Dans la planification des créneaux, les tâches sont classées sous leur secteur. Le filtre masque tout le reste.
En savoir plus sur la planificationUn lien par secteur
Partage un lien d’invitation qui n’affiche qu’un secteur ou une tâche. Pratique quand une association tient le bar.
En savoir plus sur la publicationDes questions là où il faut
Rattache des champs d’inscription à un secteur ou à une tâche. Seuls les bénévoles de l’accueil voient alors la question sur les langues.
En savoir plus sur les champs d’inscriptionE-mail à un secteur
Écris à tous les bénévoles d’un secteur ou d’une tâche. Tu pars de la liste et rédiges dans le centre d’e-mails.
En savoir plus sur le centre d’e-mailsTrier par glisser-déposer
Place secteurs et tâches dans le bon ordre par glisser-déposer. Sur téléphone ou tablette, maintiens l’élément enfoncé, puis fais-le glisser.
Des filtres pour tes bénévoles
Sur la page d’inscription, les bénévoles filtrent par secteur et par tâche. Ils trouvent ainsi vite ce qui leur convient.
Une étape d’un processus continu.
Helferplanung t’accompagne en quatre phases, du planning jusqu’au check-in le jour de l’événement.
- 01
Planifier
Secteurs, créneaux, affectations
Tu es ici - 02
Inscrire
Lien ou QR, sans compte
En savoir plus sur l’inscription - 03
Informer
E-mail, WhatsApp, calendrier
En savoir plus sur les rappels - 04
Réaliser
Check-in et bilan
En savoir plus sur le check-in
Questions sur les secteurs
Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.
Poser une questionQuelle différence entre secteur, tâche et créneau?
Les secteurs et les tâches comptent-ils dans les limites?
Chaque secteur a-t-il besoin d’une tâche?
Que se passe-t-il si je supprime un secteur?
Ton prochain événement, sans chaos de listes.
Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.