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Check‑in des bénévoles par code QR.

À l’entrée, tu scannes le code QR de tes bénévoles. Pour chaque créneau, tu vois qui est là et qui manque.

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Voir qui manque, créneau par créneau.

Le contrôle des présences affiche tous les créneaux d’une journée. Tu notes qui est là, qui n’est pas venu et qui est parti plus tôt.

Enregistré
Avec l’heure et la personne qui a enregistré. Seules les personnes présentes comptent dans le total du créneau.
Parti plus tôt
Pour qui part avant la fin du créneau. L’heure d’arrivée reste enregistrée.
Absent
Une personne à la fois, ou toutes les personnes en attente une fois le créneau commencé.
En attente
Rien de saisi. « Annuler » remet chaque entrée en attente.

Avec ou sans code QR.

Chaque bénévole a son code QR personnel. Si quelqu’un ne l’a pas sur lui, tu le trouves par son nom.

Sur le téléphone

L’espace bénévole affiche « Mon code QR » dès que le contrôle des présences est actif pour l’événement.

Sur papier

Imprime les codes QR de tous les bénévoles confirmés avec leur nom, par exemple pour des badges.

Sans code QR

La recherche par nom affiche les créneaux du jour pour chaque résultat. Tu ne confonds donc personne.

Un code pour tous les événements

Le code QR vaut pour toute ton organisation et ne change pas. S’il est perdu, tu en génères un nouveau dans le profil du bénévole. L’ancien ne fonctionne alors plus.

Après l’événement : la liste des présences.

Un clic sur « Exporter les présences » te donne un fichier CSV. Une ligne par affectation, avec statut et heure.

anwesenheit_open-air-weidenmatt-2026.csv
PrénomNomSecteurTâcheDébutFinPrésenceEnregistré leEnregistré par
AndreaK.AccueilEntrée04.07.2026 16:0004.07.2026 20:00Enregistré04.07.2026 15:41sandra.keller@exemple.ch
JonasB.AccueilEntrée04.07.2026 16:0004.07.2026 20:00Parti plus tôt04.07.2026 15:48sandra.keller@exemple.ch
LenaM.AccueilEntrée04.07.2026 16:0004.07.2026 20:00Enregistré04.07.2026 15:52sandra.keller@exemple.ch
LucaR.AccueilEntrée04.07.2026 16:0004.07.2026 20:00Absent
MiraS.AccueilEntrée04.07.2026 16:0004.07.2026 20:00Enregistré04.07.2026 16:07nico.frei@exemple.ch
LenaM.RestaurationGrill04.07.2026 20:0004.07.2026 23:00Enregistré04.07.2026 15:52sandra.keller@exemple.ch

  • Qui, quand, par qui

    À côté du statut figurent l’heure du check-in et la personne qui l’a saisi.

  • Une base pour les indemnités

    Si tu indemnises les bénévoles par créneau, la liste t’en donne la base.

  • Aussi dans les rapports

    Tu trouves aussi la liste des présences sous Rapports, avec les autres exports.

    En savoir plus sur les rapports

Autour du check-in.

  • Plusieurs appareils, une vue

    Si tu enregistres à plusieurs entrées, les check-ins des autres apparaissent dans la vue sans recharger la page.

  • Vérifier, puis enregistrer

    Un scan n’enregistre rien. Tu vois les créneaux de la personne et touches toi-même « Enregistrer ».

  • Pas de créneau aujourd’hui?

    Le check-in affiche alors le prochain créneau de la personne. Si elle n’est pas inscrite à l’événement, il l’indique aussi.

  • Un scan pour toute la journée

    Si quelqu’un a plusieurs créneaux le même jour, tu l’enregistres pour tous en une fois.

  • Présence dans le profil

    Le profil de chaque bénévole indique pour chaque créneau s’il était présent.

    En savoir plus sur la liste des bénévoles

  • Activer par événement

    Tu actives le contrôle des présences dans les paramètres de l’événement. Il est inclus dans chaque formule, y compris Free.

    En savoir plus sur les paramètres

Une étape d’un processus continu.

Helferplanung t’accompagne en quatre phases, du planning jusqu’au check-in le jour de l’événement.

  1. 01

    Planifier

    Secteurs, créneaux, affectations

    En savoir plus sur la planification
  2. 02

    Inscrire

    Lien ou QR, sans compte

    En savoir plus sur l’inscription
  3. 03

    Informer

    E-mail, WhatsApp, calendrier

    En savoir plus sur les rappels
  4. 04

    Réaliser

    Check-in et bilan

    Tu es ici

Questions sur le check-in des bénévoles

Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.

Poser une question
Mes bénévoles ont-ils besoin d’une application?
Non. Le code QR se trouve dans l’espace bénévole, que les bénévoles ouvrent dans leur navigateur avec leur lien personnel. Ils n’ont pas besoin de compte.
De quel appareil ai-je besoin à l’entrée?
Un téléphone ou une tablette avec caméra et navigateur. Tu te connectes à Helferplanung et ouvres « Check-in », un écran fait pour une main. Sans accès à la caméra, tu cherches par nom. Pour plusieurs entrées, invite d’autres membres dans ton organisation. Chacun se connecte avec son propre accès et peut faire le check-in.
Que se passe-t-il si le réseau est faible à l’entrée?
Le check-in a besoin d’une connexion internet. Si l’enregistrement échoue, la personne reste à l’écran et tu touches « Réessayer ».
Les bénévoles peuvent-ils s’enregistrer eux-mêmes?
Non. Le check-in est toujours fait par quelqu’un de ton organisation, par scan ou recherche par nom. Ainsi, on sait qui était vraiment sur place.

Ton prochain événement, sans chaos de listes.

Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.

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