Du montage au démontage, planifie tous les secteurs de ton festival au même endroit. Tes bénévoles s’inscrivent eux-mêmes, et tu vois à tout moment où il manque du monde.
Des associations et organisateurs planifient leurs bénévoles avec Helferplanung
Plus il y a de bénévoles et de secteurs, plus on perd vite la vue d’ensemble. Quatre problèmes typiques et comment les résoudre.
Qui est disponible quand? Les réponses se perdent entre questions et photos.
Les bénévoles s’inscrivent eux-mêmes aux créneaux libres via un lien ou un code QR. Confirmations et rappels partent automatiquement.
En savoir plus sur l’inscriptionTu ne sais si l’entrée du samedi soir est suffisamment occupée qu’après avoir additionné toutes les listes.
Chaque créneau a un minimum et un objectif. Le tableau de bord affiche tous les créneaux critiques, sur tous les jours du festival.
En savoir plus sur la planificationTu remarques qui manque quand la file au bar est déjà longue.
Un rappel part avant chaque affectation. Au festival, tu enregistres les bénévoles par code QR et vois tout de suite qui manque encore.
En savoir plus sur le check-inBar, entrée et montage planifient chacun de leur côté. Personne ne remarque les doubles affectations.
Tous les secteurs figurent dans le même planning. Si tu le souhaites, personne ne peut s’inscrire à deux créneaux en même temps.
En savoir plus sur les secteursDivise ton festival en secteurs et en tâches. Pour chaque tâche, tu définis qui peut la prendre et comment les bénévoles s’y inscrivent.
Les rappels partent automatiquement avant chaque affectation. Sous la tente des bénévoles, tu enregistres chacun par code QR.
Salut Marco, demain à 16:00 tu es à l’Entrée.
Salut Lena 👋 Petit rappel de ta mission de bénévole : samedi, 16:00-20:00, Entrée.
Chaque bénévole choisit son canal : e-mail ou WhatsApp (dès la formule Small). Si WhatsApp échoue, le message arrive par e-mail. Tu décides quand le rappel part.
En savoir plus sur les rappels automatiquesScanne le code QR personnel ou cherche par nom. Tu vois ainsi avant le début du créneau qui manque encore.
En savoir plus sur le check-inDemande à l’inscription ce que tu dois savoir, par exemple la taille de t-shirt. Une fois par bénévole ou pour chaque créneau choisi.
En savoir plus sur les champsIntègre l’inscription au site du festival ou partage le lien et le code QR, par exemple sur les réseaux sociaux.
En savoir plus sur la publicationTu souhaites vérifier chaque inscription? Tu la confirmes toi-même ou la refuses en indiquant un motif.
En savoir plus sur les paramètresÉcris à tous les bénévoles, à un secteur ou à un seul créneau, directement depuis le centre d’e-mails.
En savoir plus sur le centre d’e-mailsCopie le festival avec ses créneaux. Tes bénévoles restent dans la liste des bénévoles, et tu les réinvites via le centre d’e-mails.
En savoir plus sur la listeExporte l’aperçu des créneaux, la liste des bénévoles et les présences pour le bilan.
En savoir plus sur les rapportsTa question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.
Poser une questionPrêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.
