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Gestion des bénévoles pour événements sportifs.

Triathlon, course cycliste ou course de ski : planifie signaleurs, ravitaillements et zone d’arrivée au même endroit. Tu vois à tout moment quel poste manque de monde.

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Des associations et organisateurs planifient leurs bénévoles avec Helferplanung

  • Openair Solothurn
  • Höllefäscht
  • UBS Kids Cup
  • Bucheggberger Bierwanderung
  • Landenberg Fest
  • Nachteulen Festival

Là où l’organisation d’un événement sportif coince.

Beaucoup de bénévoles, de grandes distances et un horaire serré. Quatre problèmes typiques et comment les résoudre.

  • Sans outil central:

    Beaucoup de tâches en même temps

    Chronométrage, zone de transition, ravitaillement, départ et arrivée : tout demande assez de monde au même moment.

    Avec Helferplanung:

    Structure la manifestation en secteurs et en tâches. Chaque créneau a un minimum, et le tableau de bord montre lesquels sont en dessous.

    En savoir plus sur les secteurs
  • Sans outil central:

    Les bénévoles doivent être là

    S’il manque un signaleur, tout le déroulement de la course vacille.

    Avec Helferplanung:

    Un rappel part avant chaque affectation. Le jour de la course, tu enregistres tout le monde par code QR et vois qui manque.

    En savoir plus sur le check-in
  • Sans outil central:

    Des postes très éloignés

    Signaleurs et ravitaillements sont à des kilomètres les uns des autres. Les e-mails groupés atteignent les mauvaises personnes.

    Avec Helferplanung:

    Décris le lieu et le point de rendez-vous dans chaque tâche. Depuis le centre d’e-mails, tu écris précisément aux bénévoles d’une tâche ou d’un créneau.

    En savoir plus sur le centre d’e-mails
  • Sans outil central:

    De grandes équipes de bénévoles

    Répartir des centaines d’affectations à la main prend des semaines.

    Avec Helferplanung:

    Les bénévoles s’inscrivent eux-mêmes via un lien. Les créneaux complets sont bloqués, et tu n’interviens que là où il manque quelqu’un.

    En savoir plus sur l’inscription

Des règles pour chaque poste.

Structure la compétition en secteurs et en tâches. Pour chaque tâche, tu définis qui peut la prendre.

Âge minimum
Pour les postes au bord de la route, tu fixes un âge minimum. Les bénévoles le voient dès l’inscription.
Nombre minimum de créneaux
Si une tâche demande une introduction, comme le contrôle des vélos, tu exiges plusieurs créneaux par bénévole.
Sur affectation uniquement
Tu confies la saisie à l’arrivée à des personnes expérimentées. Elle reste masquée à l’inscription.

Demande ce que tu dois savoir le jour de la course.

Avec des champs d’inscription personnalisés, tu sais dès l’inscription qui a suivi un cours de premiers secours ou vient en voiture à son poste.

Une fois par bénévole
Chacun ne répond qu’une fois aux questions comme la taille de t-shirt, quel que soit le nombre de créneaux choisis.
Pour chaque créneau choisi
Les questions sur un poste, comme la voiture, apparaissent à chaque créneau de cette tâche.
Exporter les réponses
Toutes les réponses sont disponibles en export, par exemple comme liste pour le service sanitaire.
En savoir plus sur les champs

Ce dont un événement sportif a encore besoin.

Questions sur la gestion des bénévoles pour événements sportifs

Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.

Poser une question
Est-ce que cela fonctionne pour des manifestations sur plusieurs jours?
Oui. Dans la chronologie, tu planifies chaque jour séparément, du montage au démontage. Les bénévoles filtrent par date à l’inscription et choisissent leurs jours.
Combien de temps faut-il pour démarrer?
Créer l’événement, saisir secteurs et créneaux, partager le lien. Il n’y a pas de frais de mise en place, et le plan Free suffit pour essayer.
Les bénévoles reçoivent-ils des rappels automatiques?
Oui. Après l’inscription, ils reçoivent une confirmation, et avant l’affectation un rappel, par e-mail ou WhatsApp. Ils peuvent aussi s’abonner à leurs affectations dans leur agenda.
Est-ce adapté à plusieurs centaines de bénévoles?
Oui. Le plan Medium n’a aucune limite d’événements, de créneaux ou d’affectations. Une manifestation par an avec jusqu’à 100 créneaux et 1000 affectations entre dans le plan Small.
Les bénévoles ont-ils besoin d’une application?
Non. L’inscription se fait dans le navigateur, sans téléchargement ni compte. Ouvrir le lien, choisir les créneaux, indiquer nom et coordonnées.

Ton prochain événement, sans chaos de listes.

Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.

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