Contrat de sous-traitance des données

1. Objet et durée

Le présent contrat régit le traitement de données personnelles en lien avec l’utilisation de la plateforme « Helferplanung.app ».

Le traitement a lieu pendant toute la durée d’utilisation de la plateforme.

2. Nature et finalité du traitement

Le mandataire traite des données personnelles exclusivement pour fournir la plateforme d’organisation et de planification des interventions de bénévoles.

3. Catégories de données et de personnes concernées

Personnes concernées :

• Bénévoles
• Utilisateurs de l’organisation

Catégories de données :

• Données de base (nom, e-mail, numéro de téléphone)
• Données de planification (affectations aux créneaux)
• Données de communication
• Informations personnalisées

4. Instructions

Le mandataire traite les données personnelles exclusivement sur instruction documentée du mandant, sauf obligation légale de traitement.

5. Obligations du mandataire

Le mandataire s’engage à :

• prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées
• garantir la confidentialité
• assister le mandant en cas de demandes des personnes concernées
• signaler sans délai les violations de la sécurité des données
• supprimer ou restituer les données à la fin du contrat

Le mandataire veille à ce que toutes les personnes autorisées à traiter des données personnelles soient tenues à la confidentialité.

Le mandataire assiste le mandant dans le respect des obligations légales en matière de protection des données, en particulier en ce qui concerne la sécurité du traitement et d’éventuelles analyses d’impact relatives à la protection des données, dans la mesure où cela est nécessaire.

6. Obligations du mandant

Le mandant est responsable :

• de la licéité du traitement
• de l’obtention des consentements nécessaires
• du contenu des données collectées

Le mandant s’engage à ne traiter aucune catégorie particulière de données personnelles (p. ex. données de santé) sans base légale appropriée.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le mandataire fait appel aux sous-traitants ultérieurs énumérés sur la page Sous-traitants ultérieurs.

Le mandant consent au recours à ces sous-traitants ultérieurs.

Le mandataire informe des changements concernant les sous-traitants ultérieurs. Le mandant a le droit de s’y opposer pour un motif important.

8. Sécurité du traitement (MTO)

Le mandataire prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• Chiffrement de la transmission des données (HTTPS)
• Contrôles d’accès et droits basés sur les rôles
• Systèmes d’authentification
• Protection des systèmes contre tout accès non autorisé

9. Violations de la sécurité des données

Le mandataire informe sans délai le mandant de toute violation de la sécurité des données concernant des données personnelles.

10. Droits de contrôle

Le mandant est en droit de vérifier dans une mesure raisonnable le respect du présent contrat. En règle générale, cela se fait au moyen de justificatifs appropriés (p. ex. documentation).

11. Suppression et restitution

À la fin de l’utilisation, les données personnelles sont supprimées ou restituées, au choix du mandant, sauf obligation légale de conservation.

12. Traitement dans des pays tiers

Les données personnelles sont en principe traitées en Suisse et dans l’Union européenne.

Une exception s’applique à la transmission de notifications WhatsApp : si le mandant a activé le canal WhatsApp, le numéro de téléphone portable et le contenu des messages des bénévoles concernés sont transmis au sous-traitant ultérieur Meta Platforms Ireland Limited ; un transfert ultérieur à Meta Platforms, Inc. aux États-Unis est possible. Ce transfert repose sur le Swiss-U.S. et l’EU-U.S. Data Privacy Framework, sous lequel Meta est certifiée, ainsi que, à titre complémentaire, sur les clauses contractuelles types de l’UE. Sans activation du canal WhatsApp par le mandant, ce transfert n’a pas lieu.

D’autres transferts vers des pays tiers n’ont lieu que si les conditions des art. 16 s. LPD ou des art. 44 ss RGPD sont remplies, notamment sur la base d’une décision d’adéquation ou de garanties appropriées.

13. Dispositions finales

Le présent contrat fait partie intégrante des conditions d’utilisation de Helferplanung.app.