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Affecter les bénévoles selon leurs disponibilités.

Tes bénévoles indiquent quand ils peuvent. Tu les affectes sur le tableau de planification et publies le planning quand il est prêt.

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DisponibilitésOpen Air Weidenmatt 2026

Réponse souhaitée d’ici au lun. 15.6

Quand es-tu disponible?

Touche une case ou glisse sur plusieurs.

Commentaire (facultatif)
Samedi, volontiers au grill.
EnregistrerJe ne peux pas participer

Les bénévoles indiquent quand ils peuvent.

Avec un lien ou un code QR dédié, tes bénévoles marquent sur une grille quand ils sont libres. Ils n’ont pas besoin de compte.

Toucher ou glisser
Touche une case ou glisse sur plusieurs. Une date marque toute la journée, une heure la même heure chaque jour.
Commentaire ou refus
Les bénévoles peuvent laisser un commentaire ou refuser explicitement. Tu vois les refus dans une liste à part.
Fixer un délai
Tu ouvres et fermes la saisie toi-même. Avec un délai, elle se ferme automatiquement.

Affecter en ayant tout sous les yeux.

Clique sur un créneau ouvert et tu vois tous les bénévoles triés par disponibilité. À égalité, ceux qui ont le moins d’heures passent en premier.

Pourvoir le créneauGrill, sam. 20:00-23:00
0 sur 3 pourvus, minimum 2
Entièrement disponibles
  • LM
    Lena M.0 h jusqu’ici
    Affecter en brouillon
  • MB
    Marco B.4 h jusqu’ici
    • Affectation précédente jusqu’à 20:00, sans pause
En partie disponibles
  • SK
    Sara K.4 h jusqu’ici
    • Disponible jusqu’à 22:00
    • Conflit : Bar 18:00-22:00
Sans disponibilité
  • JW
    Jonas W.4 h jusqu’ici
    • Aucune disponibilité indiquée

Vérifier d’abord, publier ensuite.

Tes affectations restent des brouillons jusqu’à ce que tu publies le planning. Avant, tu vois les créneaux en sous-effectif, les conflits et les chevauchements.

  • Les bénévoles ne reçoivent aucun message avant la publication.
  • Si tu le souhaites, chaque bénévole reçoit ses affectations par e-mail ou WhatsApp, selon le canal choisi.
Publier le planning
2 prêtes à publier

À vérifier avant publication

  • Créneaux en sous-effectifRangement, dim. 10:00-13:00
    1/2
  • ConflitsAucun
  • ChevauchementsAucun
Informer les bénévoles par leur canal préféréChaque bénévole reçoit un récapitulatif de ses nouvelles affectations, par e-mail ou WhatsApp.
AnnulerPublier quand même

Tout ce qu’il faut pour affecter.

  • Lien et code QR dédiés

    La saisie a son propre lien. Envoie-le par e-mail ou affiche le code QR au local de la société.

  • Ajouter des personnes toi-même

    Tout le monde ne répond pas en ligne. Tu ajoutes des personnes et saisis leurs disponibilités. L’adresse e-mail est facultative.

  • Modifier les indications

    Tu modifies les disponibilités de chaque bénévole, même après le délai. Les bénévoles modifient les leurs tant que la saisie est ouverte.

  • Répartir les heures équitablement

    Tu vois les heures et le nombre d’affectations de chaque bénévole. Le tableau signale qui dépasse nettement la moyenne.

  • Les créneaux ouverts en vue

    Un panneau liste tous les créneaux pas encore complets. Un clic suffit pour ne voir que ceux sous le minimum.

  • Annuler

    Mauvaise affectation? Annule la dernière en un clic.

Une étape d’un processus continu.

Helferplanung t’accompagne en quatre phases, du planning jusqu’au check-in le jour de l’événement.

  1. 01

    Planifier

    Secteurs, créneaux, affectations

    Tu es ici
  2. 02

    Inscrire

    Lien ou QR, sans compte

    En savoir plus sur l’inscription
  3. 03

    Informer

    E-mail, WhatsApp, calendrier

    En savoir plus sur les rappels
  4. 04

    Réaliser

    Check-in et bilan

    En savoir plus sur le check-in

Questions sur la planification selon disponibilités

Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.

Poser une question
Quand la planification selon disponibilités est-elle utile?
Quand tu pourvois ton événement avec des personnes de ton organisation, par exemple les membres d’une société. Tu demandes quand elles peuvent et affectes toi-même les créneaux. L’inscription libre, où les bénévoles choisissent leurs créneaux, reste le mode par défaut.
La planification selon disponibilités coûte-t-elle en plus?
Non. Elle est incluse dans chaque formule, même la gratuite. Tu l’actives pour chaque événement dans ses paramètres.
Les bénévoles sont-ils informés dès que je les affecte?
Non. Les affectations sont d’abord des brouillons. Elles deviennent définitives quand tu publies le planning. Tu décides alors si chaque bénévole reçoit un message avec ses affectations, par e-mail ou WhatsApp selon le canal choisi.
Les bénévoles ont-ils besoin d’un compte?
Non. Ils ouvrent le lien, indiquent leur nom et leurs coordonnées et marquent leurs disponibilités. Pour les modifier, ils reçoivent un lien par e-mail.

Ton prochain événement, sans chaos de listes.

Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.

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