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Suivi des effectifs de tes créneaux bénévoles.

Vois l’occupation de chaque créneau, valide les inscriptions et affecte des bénévoles manuellement. Sans recharger.

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Ouvrir un créneau, tout régler.

Un clic sur le créneau ouvre ses détails. Tu vois qui est affecté et continues directement sur place.

  • Occupation et minimum

    La barre montre les bénévoles affectés, le repère le minimum. À côté, tu vois combien de places restent libres.

  • Validations dans le créneau

    Si tu valides les nouvelles inscriptions, tu décides ici même. Une personne refusée reçoit un refus par e-mail, avec un motif si tu le souhaites.

  • Contact en deux clics

    Le menu à côté du nom copie l’e-mail ou le téléphone et ouvre le profil. S’il manque une donnée, il indique « non renseigné ».

  • Écrire à tout le créneau

    « Mailing » ouvre le centre d’e-mails avec ce créneau comme destinataire.

    En savoir plus sur le centre d’e-mails

Affecter des bénévoles manuellement.

S’il manque quelqu’un, tu l’affectes directement. Depuis la liste des bénévoles ou comme nouvelle personne jamais inscrite.

  • Nouveau avec prénom et nom

    Pour un nouveau bénévole, le prénom et le nom suffisent, l’e-mail et le téléphone sont facultatifs. La personne affectée est confirmée tout de suite.

  • Confirmation au choix

    Coche la case et le bénévole est informé de l’affectation, par WhatsApp ou par e-mail. Sans adresse e-mail, ni confirmation ni rappel ne partent.

  • Avertissements avant d’affecter

    Si la personne est déjà affectée à la même heure ou n’atteint pas le nombre minimum de créneaux, la fenêtre le signale. Tu peux tout de même l’affecter.

    En savoir plus sur les règles des tâches
Qui affectes-tu ?

Le tableau de bord montre où il manque du monde.

À l’ouverture d’un événement, tu vois d’abord quatre chiffres et les créneaux critiques. Tant que le plan manque, la liste de contrôle s’affiche à la place.

Bénévoles inscrits
38
Toutes les personnes inscrites, y compris en attente. Une personne avec plusieurs créneaux compte une fois.
Créneaux complets
11/14
Créneaux dont toutes les places sont occupées par des bénévoles confirmés.
Créneaux critiques
2
Créneaux avec moins de bénévoles confirmés que leur minimum.
Taux de remplissage
78,6 %
La part des créneaux complets, pas celle des places occupées.

Un clic sur une ligne montre le créneau avec son effectif et son horaire. « Exporter » télécharge le rapport des créneaux critiques en Excel.

En savoir plus sur les rapports

S’il manque des secteurs, des tâches ou des créneaux, le tableau de bord affiche la liste de contrôle au lieu des chiffres. Elle te guide dans l’ordre.

En savoir plus sur le suivi des effectifs.

  • Sans recharger

    Quand quelqu’un s’inscrit ou se désinscrit, ou que tu valides ou affectes, l’effectif change tout de suite. Pour toutes les personnes qui ont le Controlling ouvert.

  • Une liste sur le mobile

    Sur les écrans étroits, la journée s’affiche en liste par secteur et par tâche. Les détails d’un créneau s’ouvrent par le bas.

  • Filtres et jours

    Filtre par secteur et par tâche. Passe d’un jour à l’autre ou choisis une date.

  • Aperçu au survol

    En survolant un créneau avec la souris, tu vois les dernières inscriptions et les validations en attente sans l’ouvrir.

  • Aperçu des créneaux en Excel

    L’export du Controlling contient tous les créneaux avec bénévoles et contacts, plus une feuille par jour d’événement.

    En savoir plus sur les rapports

  • Chaque étape est consignée

    Affectations, retraits, validations et refus apparaissent ensuite dans les activités de l’événement.

    En savoir plus sur les activités

Une étape d’un processus continu.

Helferplanung t’accompagne en quatre phases, du planning jusqu’au check-in le jour de l’événement.

  1. 01

    Planifier

    Secteurs, créneaux, affectations

    En savoir plus sur la planification
  2. 02

    Inscrire

    Lien ou QR, sans compte

    En savoir plus sur l’inscription
  3. 03

    Informer

    E-mail, WhatsApp, calendrier

    En savoir plus sur les rappels
  4. 04

    Réaliser

    Check-in et bilan

    Tu es ici

Questions sur le suivi des effectifs

Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.

Poser une question
Les inscriptions en attente comptent-elles dans l’effectif ?
Dans le Controlling, « 3/4 bénévoles » ne compte que les bénévoles confirmés, les inscriptions en attente sont indiquées à côté. Sur la page d’inscription, elles occupent toutefois déjà leur place. Les chiffres clés et les créneaux critiques ne les comptent qu’après validation.
Un bénévole est-il informé quand je le retire d’un créneau ?
Seulement si tu le souhaites. En le retirant, tu peux envoyer un e-mail d’annulation avec un motif. Cela fonctionne si une adresse e-mail est enregistrée. Le délai de désinscription ne s’applique pas ici, il ne concerne que les bénévoles qui se désinscrivent eux-mêmes.
Puis-je modifier les créneaux dans le Controlling ?
Non, la frise du Controlling sert à consulter. Tu modifies les horaires et le nombre de bénévoles dans la planification des créneaux. Si un créneau est complet avec des bénévoles confirmés, tu ne peux plus y ajouter personne dans le Controlling. Augmente d’abord le nombre de bénévoles.
Le suivi des effectifs est-il inclus dans chaque formule ?
Oui, aussi dans la formule Free. Les bénévoles affectés manuellement comptent comme une affectation, comme les inscriptions. La formule Free permet 20 affectations par événement.

Ton prochain événement, sans chaos de listes.

Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.

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