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Envoyer des e-mails à tes bénévoles.

Choisis qui reçoit le message, aussi en combinant : un événement, un secteur, un créneau ou certains bénévoles.

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Chaque bénévole reçoit le message une fois.

Les groupes se combinent. Qui fait partie de plusieurs groupes ne reçoit qu’un seul e-mail. Essaie.

Groupes de destinataires
Une fois par personne
Lena est affectée à l’entrée et au grill et reçoit un e-mail, pas deux.
Les inscriptions en attente comptent
Qui attend encore ta validation reçoit le message. Les inscriptions refusées ne comptent pas.
  • Andrea K.Accueil
  • Jonas B.AccueilService
  • Lena M.AccueilGrill
  • Luca R.Accueil
  • Mira S.Accueil
  • Elias H.Grill
  • Noah W.GrillEn attente
  • Miranda T.Service

Choisis au moins un groupe de destinataires ou des bénévoles.

Pas inclusMira S. inscription au grill refusée
Destinataires de ce messagedestinataires
Après l’envoi, cette même liste figure dans la distribution par destinataire.

Écrire là où tu planifies.

Depuis la liste des secteurs, le controlling ou un profil de bénévole, le centre d’e-mails s’ouvre avec les bons destinataires.

Un secteur ou une tâche

Dans la liste des secteurs, un clic suffit pour écrire à tous les bénévoles d’un secteur ou d’une tâche.

Ouvre le centre d’e-mails avecTous les bénévoles des secteurs choisisAccueil

Un créneau

Dans le controlling, tu ouvres un créneau et écris à toutes les personnes qui y sont affectées.

Ouvre le centre d’e-mails avecTous les bénévoles des créneaux choisis04.07.2026 16:00-20:00 (Accueil / Entrée)

Une personne

Dans le profil d’un bénévole, tu écris précisément à cette personne.

Ouvre le centre d’e-mails avecBénévoles choisisLena Meier (lena.meier@exemple.ch)

Tout un événement

La liste des bénévoles inscrits atteint tout un événement. La liste des bénévoles de l’organisation les atteint tous à la fois.

Ouvre le centre d’e-mails avecTous les bénévoles des événements choisisOpen Air Weidenmatt 2026

Voir qui l’a reçu.

Chaque message reste dans le centre d’e-mails. Pour chaque destinataire, tu vois s’il a été envoyé ou s’il a échoué.

  • Ton organisation comme expéditeur

    Les bénévoles voient le nom de ton organisation comme expéditeur, suivi de « via helferplanung.app ».

  • Les réponses te parviennent

    Les réponses vont à l’adresse de réponse du message. Sans adresse, elles vont à l’adresse de contact de ton organisation.

  • Copier au lieu de réécrire

    Copier reprend l’objet, l’adresse de réponse et le texte. Tu choisis à nouveau les destinataires.

Ce que le centre d’e-mails sait faire d’autre.

  • Brouillons

    Enregistre un message comme brouillon et envoie-le plus tard, directement depuis la liste. Plus utile? Supprime le brouillon.

  • Mise en forme et liens

    Gras, italique, souligné, listes et liens, par exemple vers le plan du site ou un formulaire.

  • Toujours par e-mail

    Même les bénévoles qui reçoivent les rappels sur WhatsApp reçoivent les messages du centre d’e-mails par e-mail.

    En savoir plus sur les rappels WhatsApp

  • Les rappels partent tout seuls

    Pas besoin de mailing pour le rappel avant chaque affectation. Les rappels partent automatiquement au moment choisi.

    En savoir plus sur les rappels automatiques

  • Choisir certains bénévoles

    Choisis des personnes dans la liste des bénévoles de ton organisation. La sélection affiche le nom et l’adresse e-mail.

    En savoir plus sur la liste des bénévoles

  • Afficher les messages envoyés

    Ouvre un message envoyé et relis ce que tu as écrit et à quels groupes.

Une étape d’un processus continu.

Helferplanung t’accompagne en quatre phases, du planning jusqu’au check-in le jour de l’événement.

  1. 01

    Planifier

    Secteurs, créneaux, affectations

    En savoir plus sur la planification
  2. 02

    Inscrire

    Lien ou QR, sans compte

    En savoir plus sur l’inscription
  3. 03

    Informer

    E-mail, WhatsApp, calendrier

    Tu es ici
  4. 04

    Réaliser

    Check-in et bilan

    En savoir plus sur le check-in

Questions sur le centre d’e-mails

Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.

Poser une question
Puis-je programmer l’envoi d’un message?
Non, « Envoyer maintenant » envoie tout de suite. Enregistre le message comme brouillon et envoie-le le moment venu. Pour les rappels avant chaque affectation, il y a les rappels automatiques.
Les bénévoles sans adresse e-mail reçoivent-ils le message?
Non. Qui a été affecté manuellement sans adresse e-mail est ignoré. Ajoute l’adresse dans le profil du bénévole, et la personne sera incluse la prochaine fois.
Puis-je joindre les bénévoles d’événements précédents?
Oui. Choisis « Tous les bénévoles de cette organisation » ou certains événements. Les secteurs, tâches et créneaux proviennent de l’événement ouvert.
Les bénévoles voient-ils qui d’autre reçoit le message?
Non. Chaque bénévole reçoit son propre e-mail à sa propre adresse. Les autres destinataires n’y figurent pas.

Ton prochain événement, sans chaos de listes.

Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.

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