Rapports et exports pour tes bénévoles.
Télécharge le planning, la liste des bénévoles et les présences de ton événement en Excel ou CSV. En un clic, toujours à jour.
Les rapports te donnent des données structurées du système, à exporter et à traiter selon tes besoins.
- Rapport des créneaux critiquesExporte tous les créneaux critiques avec leurs statistiques.Exporter
- Aperçu des créneauxExporte tous les créneaux en diagramme de GANTT et en liste, avec tous les bénévoles et leurs coordonnées / réponses aux champs d’inscription.Exporter
- Liste des bénévolesExporte la liste des bénévoles inscrits à cet événement.Exporter
- Liste des présencesExporte un fichier CSV avec une ligne par inscription : bénévole, créneau, horaires, présence, heure du check-in et qui l’a saisi.Exporter
- Champs d’inscription - réponsesExporte les réponses aux champs d’inscription de cet événement.Exporter
Un planning, deux vues.
L’aperçu des créneaux est un fichier Excel avec une feuille par jour d’événement et une liste de tous les créneaux avec les contacts. Change de feuille ci-dessous.
| N° de créneau | Début | Fin | Secteur | Tâche | Capacité totale | Effectif minimum | Bénévole | Téléphone | Langues | Taille de t‑shirt | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Accueil | Entrée | 5 | 4 | Jonas Bühler | +41 78 205 36 14 | jonas.buehler@exemple.ch | Allemand | L |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Accueil | Entrée | 5 | 4 | Andrea Kunz | +41 76 531 90 28 | andrea.kunz@exemple.ch | Allemand;Anglais | S |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Accueil | Entrée | 5 | 4 | Lena Meier | +41 79 123 45 67 | lena.meier@exemple.ch | Allemand;Français | M |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Accueil | Entrée | 5 | 4 | Luca Rossi | +41 79 867 12 40 | luca.rossi@exemple.ch | Allemand;Anglais | XL |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Accueil | Entrée | 5 | 4 | Mira Suter | +41 77 402 65 31 | mira.suter@exemple.ch | Allemand | M |
| 5 | 04.07.2026 18:00 | 04.07.2026 22:00 | Bar | Service | 4 | 2 | Reto Brunner | +41 79 412 58 06 | reto.brunner@exemple.ch | L | |
| 5 | 04.07.2026 18:00 | 04.07.2026 22:00 | Bar | Service | 4 | 2 | Tim Schaller | +41 76 918 44 03 | tim.schaller@exemple.ch | M |
Une feuille par jour
Chaque bénévole est une barre à son nom, sur une grille de 15 minutes. La couleur indique si le créneau est complet, au minimum ou en dessous.
Une ligne par bénévole
La liste nomme chaque bénévole de chaque créneau avec téléphone et e-mail. Chaque ligne contient tout le créneau, tu peux donc filtrer et trier librement.
Les réponses en colonnes
Chaque champ d’inscription devient une colonne, au nom de la question du catalogue. Plusieurs réponses sont séparées par un point-virgule.
En savoir plus sur les champs d’inscription
Voir où il manque encore des bénévoles.
Le rapport des créneaux critiques liste chaque créneau sous son minimum, sur tous les jours de l’événement. Avec l’objectif, le minimum et le nombre de bénévoles manquants.
| Secteur | Tâche | Début | Fin | Capacité totale | Effectif minimum | Bénévoles actuels | Bénévoles manquants | Taux d’occupation | Minimum atteint |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bar | Caisse | 04.07.2026 22:00 | 05.07.2026 02:00 | 2 | 2 | 1 | 1 | 50.00% | 50.00% |
| Infrastructure | Rangement | 05.07.2026 10:00 | 05.07.2026 13:00 | 4 | 2 | 1 | 1 | 25.00% | 50.00% |
Les manques en rouge
Les bénévoles manquants et un minimum atteint à moins de 100% sont en rouge. Tu vois où relancer.
Seulement les affectations confirmées
Seuls les bénévoles confirmés comptent. Les inscriptions en attente comptent dès que tu les valides.
Triés par début
Les créneaux suivent l’ordre chronologique, du premier au dernier jour de l’événement.
En savoir plus sur le minimum et l’objectif
Exporter là où tu es.
Les rapports réunissent tous les exports. La plupart se trouvent aussi directement à côté des données.
Tableau de bord
Au-dessus de la liste des créneaux critiques, dès que tu ouvres l’événement.
Créneaux critiquesExporterkritische-schichten_open-air-weidenmatt-2026.xlsxRapport des créneaux critiquesControlling
Dans la frise avec l’occupation de chaque créneau. Tu obtiens tout l’aperçu des créneaux.
schichten_open-air-weidenmatt-2026.xlsxAperçu des créneauxBénévoles inscrits
Dans la liste de l’événement. La liste « Bénévoles » de l’organisation exporte tout le monde, pour tous les événements.
Exporter les bénévoleshelferliste_open-air-weidenmatt-2026.xlsxListe des bénévolesContrôle des présences
Le jour J et après, dès que le contrôle des présences est activé.
Exporter les présencesanwesenheit_open-air-weidenmatt-2026.csvListe des présences
Seulement dans les rapports : le décompte des réponses aux champs d’inscription. En savoir plus sur les champs d’inscription
Plus sur les rapports et les exports.
Liste des bénévoles avec réponses
Prénom, nom, e-mail, téléphone et nombre de créneaux. Avec les réponses aux champs d’inscription, celles par créneau sur une deuxième feuille.
En savoir plus sur la liste des bénévolesRéponses décomptées
Le décompte montre, par question, combien de fois chaque réponse a été donnée. Tu sais combien de t‑shirts commander dans quelle taille.
En savoir plus sur les champs d’inscriptionPrésences en CSV
Une ligne par affectation avec statut, heure du check-in et qui l’a enregistré. Dans les rapports dès que le contrôle des présences est actif.
En savoir plus sur le check-inToujours à jour
Chaque fichier est créé au moment du clic à partir des données de l’app. En exportant plus tard, les nouvelles inscriptions sont incluses.
S’ouvre dans tout tableur
Ouvre les fichiers Excel dans Excel, Numbers ou Google Sheets. Le fichier CSV utilise le point-virgule et conserve les accents.
Dans chaque formule
Tous les exports sont aussi inclus dans la formule Free. Exporte aussi souvent que tu veux.
Une étape d’un processus continu.
Helferplanung t’accompagne en quatre phases, du planning jusqu’au check-in le jour de l’événement.
- 01
Planifier
Secteurs, créneaux, affectations
En savoir plus sur la planification - 02
Inscrire
Lien ou QR, sans compte
En savoir plus sur l’inscription - 03
Informer
E-mail, WhatsApp, calendrier
En savoir plus sur les rappels - 04
Réaliser
Check-in et bilan
Tu es ici
Questions sur les rapports et les exports
Ta question n’y figure pas? Écris-nous, nous te répondons personnellement.
Poser une questionQuelles inscriptions figurent dans les exports?
Comment apparaissent les créneaux après minuit?
Puis-je analyser un seul secteur ou un seul jour?
Comment obtenir les contacts de tous les bénévoles d’un créneau?
Ton prochain événement, sans chaos de listes.
Prêt en quelques minutes. Tes bénévoles s’inscrivent via un lien ou un code QR. Pour les grands événements, nous te présentons volontiers tout en détail.