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Helferplanung für Festivals.

Vom Aufbau bis zum Abbau: Plane alle Einsatzgebiete deines Festivals an einem Ort. Deine Helfer tragen sich selbst ein, und du siehst jederzeit, wo noch Leute fehlen.

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Vereine und Veranstalter planen ihre Helfer mit Helferplanung

  • Openair Solothurn
  • Höllefäscht
  • UBS Kids Cup
  • Bucheggberger Bierwanderung
  • Landenberg Fest
  • Nachteulen Festival

Wo die Festivalplanung sonst hakt.

Je mehr Helfer und Einsatzgebiete, desto schneller geht der Überblick verloren. Vier typische Probleme und wie du sie löst.

  • Ohne zentrales Tool:

    Hunderte Nachrichten im Gruppenchat

    Wer kann wann? Die Antworten gehen zwischen Rückfragen und Fotos unter.

    Mit Helferplanung:

    Helfer tragen sich über einen Link oder QR-Code selbst in freie Schichten ein. Bestätigung und Erinnerungen gehen automatisch raus.

    Mehr zur Helfer-Anmeldung
  • Ohne zentrales Tool:

    Lücken fallen zu spät auf

    Ob der Einlass am Samstagabend reicht, weisst du erst, wenn du alle Listen zusammengezählt hast.

    Mit Helferplanung:

    Jede Schicht hat ein Minimum und ein Soll. Das Dashboard zeigt dir alle kritischen Schichten, über alle Festivaltage.

    Mehr zur Schichtplanung
  • Ohne zentrales Tool:

    Helfer erscheinen nicht

    Wer fehlt, merkst du erst, wenn die Schlange an der Bar schon lang ist.

    Mit Helferplanung:

    Vor jedem Einsatz kommt eine Erinnerung. Am Festival checkst du Helfer per QR-Code ein und siehst sofort, wer noch fehlt.

    Mehr zum Helfer-Check-in
  • Ohne zentrales Tool:

    Jedes Einsatzgebiet führt eine eigene Liste

    Bar, Einlass und Aufbau planen für sich. Wer doppelt eingeteilt ist, fällt niemandem auf.

    Mit Helferplanung:

    Alle Einsatzgebiete stehen im selben Plan. Auf Wunsch verhinderst du, dass sich jemand für zwei Schichten zur gleichen Zeit einträgt.

    Mehr zu Einsatzgebieten

Jedes Einsatzgebiet mit eigenen Regeln.

Gliedere dein Festival in Einsatzgebiete und Aufgaben. Für jede Aufgabe legst du fest, wer sie übernehmen darf und wie Helfer dazukommen.

Mindestalter
Lege für eine Aufgabe wie den Ausschank ein Mindestalter fest. Helfer sehen es direkt bei der Anmeldung.
Mindestanzahl Schichten
Braucht eine Aufgabe eine Einführung, etwa an der Kasse, verlangst du mehrere Schichten pro Helfer.
Nur auf Einteilung
Aufgaben wie die Künstlerbetreuung blendest du für die Anmeldung aus und teilst die Leute selbst ein.

Am Festival weisst du, wer da ist.

Erinnerungen gehen vor jedem Einsatz automatisch raus. Im Helferzelt checkst du alle per QR-Code ein.

Erinnert per E-Mail oder WhatsApp

Jeder Helfer wählt seinen Kanal: E-Mail oder WhatsApp (ab Plan Small). Klappt WhatsApp nicht, kommt die Nachricht per E-Mail. Wann die Erinnerung kommt, legst du fest.

Mehr zu automatischen Erinnerungen

Eingecheckt per QR-Code

Scanne den persönlichen QR-Code oder suche nach dem Namen. So siehst du vor Schichtbeginn, wer noch fehlt.

Mehr zum Helfer-Check-in

Was Festivals sonst noch brauchen.

  • Eigene Anmeldefelder

    Frag bei der Anmeldung ab, was du wissen musst, zum Beispiel die T-Shirt-Grösse. Einmal pro Helfer oder für jede gewählte Schicht.

    Mehr zu Anmeldefeldern

  • Anmeldung auf deiner Website

    Bette die Anmeldung in die Festival-Website ein oder teile Link und QR-Code, etwa auf Social Media.

    Mehr zum Veröffentlichen

  • Anmeldungen freigeben

    Du möchtest jede Anmeldung prüfen? Dann bestätigst du sie selbst oder lehnst sie mit einem Grund ab.

    Mehr zu Event-Einstellungen

  • Gezielt informieren

    Schreib allen Helfern, einem Einsatzgebiet oder einer einzelnen Schicht, direkt aus dem Mailcenter.

    Mehr zum Mailcenter

  • Bereit fürs nächste Jahr

    Kopiere das Festival samt Schichten. Deine Helfer bleiben in der Helferliste, und du lädst sie per Mailcenter wieder ein.

    Mehr zur Helferliste

  • Reports und Exporte

    Exportiere Schichtübersicht, Helferliste und Anwesenheit für die Nachbereitung.

    Mehr zu Reports

Fragen zur Helferplanung für Festivals

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich.

Frage stellen
Funktioniert das auch mit mehreren hundert Helfern?
Ja. Im Medium-Plan gibt es keine Limits für Events, Schichten und Einsätze. Ein Festival pro Jahr mit bis zu 100 Schichten und 1000 Einsätzen passt in den Small-Plan.
Brauchen Helfer eine App?
Nein. Die Anmeldung läuft im Browser, ohne Download und ohne Konto. Link öffnen, Schichten wählen, Name und Kontaktdaten angeben, fertig.
Können wir Aufbau und Abbau über mehrere Tage planen?
Ja. Im Zeitstrahl planst du jeden Tag für sich, vom ersten Aufbautag bis zum letzten Abbautag. Schichten, die sich wiederholen, legst du einmal an und wiederholst sie täglich.
Können wir Leute aus dem OK selbst einteilen?
Ja. Du teilst bestehende oder neue Helfer selbst einer Schicht zu, solange dort Plätze frei sind. Für Teams aus der eigenen Organisation gibt es zusätzlich die Planung nach Verfügbarkeit: Sie melden, wann sie können, und du teilst ein.
Wie verhindern wir, dass Schichten überbucht werden?
Volle Schichten sind für die Anmeldung gesperrt. Auf Wunsch verhinderst du auch, dass sich jemand für zwei Schichten zur gleichen Zeit einträgt.

Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos.

In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich.

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