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Helferplanung für Sportevents.

Triathlon, Radrennen oder Skirennen: Plane Streckenposten, Verpflegung und Zielbereich an einem Ort. Du siehst jederzeit, welcher Posten noch Leute braucht.

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Vereine und Veranstalter planen ihre Helfer mit Helferplanung

  • Openair Solothurn
  • Höllefäscht
  • UBS Kids Cup
  • Bucheggberger Bierwanderung
  • Landenberg Fest
  • Nachteulen Festival

Wo die Planung eines Sportevents hakt.

Viele Helfer, grosse Distanzen und ein fester Zeitplan. Vier typische Probleme und wie du sie löst.

  • Ohne zentrales Tool:

    Viele Aufgaben gleichzeitig

    Zeitnahme, Wechselzone, Verpflegung, Start und Ziel: Alles braucht zur gleichen Zeit genug Leute.

    Mit Helferplanung:

    Gliedere den Anlass in Einsatzgebiete und Aufgaben. Jede Schicht hat ein Minimum, und das Dashboard zeigt dir, welche darunter liegen.

    Mehr zu Einsatzgebieten
  • Ohne zentrales Tool:

    Helfer müssen zuverlässig erscheinen

    Fehlt ein Streckenposten, gerät der Ablauf des ganzen Rennens ins Wanken.

    Mit Helferplanung:

    Vor jedem Einsatz kommt eine Erinnerung. Am Renntag checkst du alle per QR-Code ein und siehst, wer noch fehlt.

    Mehr zum Helfer-Check-in
  • Ohne zentrales Tool:

    Posten weit verteilt

    Streckenposten und Verpflegung liegen kilometerweit auseinander. Rundmails erreichen die Falschen.

    Mit Helferplanung:

    Beschreibe bei jeder Aufgabe Ort und Treffpunkt. Aus dem Mailcenter schreibst du genau den Helfern einer Aufgabe oder Schicht.

    Mehr zum Mailcenter
  • Ohne zentrales Tool:

    Grosse Volunteer-Teams

    Hunderte Einsätze von Hand zu verteilen, dauert Wochen.

    Mit Helferplanung:

    Volunteers tragen sich über einen Link selbst ein. Volle Schichten sind gesperrt, und du greifst nur dort ein, wo etwas fehlt.

    Mehr zur Helfer-Anmeldung

Regeln für jeden Posten.

Gliedere den Wettkampf in Einsatzgebiete und Aufgaben. Für jede Aufgabe legst du fest, wer sie übernehmen darf.

Mindestalter
Für Posten an der Strasse legst du ein Mindestalter fest. Helfer sehen es direkt bei der Anmeldung.
Mindestanzahl Schichten
Braucht eine Aufgabe eine Einführung, wie der Bike-Check, verlangst du mehrere Schichten pro Helfer.
Nur auf Einteilung
Die Zielerfassung besetzt du selbst mit erfahrenen Leuten. Für die Anmeldung bleibt sie ausgeblendet.

Frag ab, was du am Renntag wissen musst.

Mit eigenen Anmeldefeldern erfährst du schon bei der Anmeldung, wer einen Nothilfekurs hat oder mit dem Auto zum Posten fährt.

Einmal pro Helfer
Fragen wie die T-Shirt-Grösse beantwortet jeder nur einmal, egal wie viele Schichten er wählt.
Für jede gewählte Schicht
Fragen zu einem Posten, etwa zum Auto, erscheinen bei jeder Schicht dieser Aufgabe.
Antworten exportieren
Alle Antworten gibt es als Export, zum Beispiel als Liste für den Sanitätsdienst.
Mehr zu Anmeldefeldern

Was Sportevents sonst noch brauchen.

  • Automatische Erinnerungen

    Vor jedem Einsatz kommt eine Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp. Wann sie kommt, legst du fest.

    Mehr zu automatischen Erinnerungen

  • Einsätze im eigenen Kalender

    Volunteers abonnieren ihre Einsätze in Apple, Google oder Outlook. Ändert sich eine Schicht, zieht der Kalender nach.

    Mehr zum Kalender-Abo

  • Planung nach Verfügbarkeit

    Für das OK oder feste Teams: Sie melden, wann sie können, und du teilst selbst ein. Optional, in jedem Plan.

    Mehr zur Verfügbarkeitsplanung

  • Anmeldungen freigeben

    Du möchtest jede Anmeldung prüfen? Dann bestätigst du sie selbst oder lehnst sie mit einem Grund ab.

    Mehr zu Event-Einstellungen

  • Bereit fürs nächste Jahr

    Kopiere den Anlass samt Schichten. Deine Volunteers bleiben in der Helferliste, und du lädst sie wieder ein.

    Mehr zur Helferliste

  • Reports und Exporte

    Exportiere Schichtübersicht, Helferliste und Anwesenheit für die Nachbereitung.

    Mehr zu Reports

Fragen zur Helferplanung für Sportevents

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich.

Frage stellen
Funktioniert das für Anlässe über mehrere Tage?
Ja. Im Zeitstrahl planst du jeden Tag für sich, vom Aufbau bis zum Abbau. Helfer filtern bei der Anmeldung nach Datum und wählen ihre Tage.
Wie schnell können wir starten?
Event anlegen, Einsatzgebiete und Schichten erfassen, Link teilen. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, und zum Ausprobieren reicht der Free-Plan.
Werden Helfer automatisch erinnert?
Ja. Nach der Anmeldung kommt eine Bestätigung, vor dem Einsatz eine Erinnerung, per E-Mail oder WhatsApp. Zusätzlich können Helfer ihre Einsätze im Kalender abonnieren.
Passt das auch für mehrere hundert Volunteers?
Ja. Im Medium-Plan gibt es keine Limits für Events, Schichten und Einsätze. Ein Anlass pro Jahr mit bis zu 100 Schichten und 1000 Einsätzen passt in den Small-Plan.
Brauchen Volunteers eine App?
Nein. Die Anmeldung läuft im Browser, ohne Download und ohne Konto. Link öffnen, Schichten wählen, Name und Kontaktdaten angeben.

Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos.

In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich.

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