Reports und Exporte für deine Helferplanung.
Lade Schichtplan, Helferliste und Anwesenheit deines Events als Excel oder CSV herunter. Mit einem Klick, immer im aktuellen Stand.
Über die Reports erhältst du strukturierte Daten aus dem System, die du exportieren und nach Bedarf weiterverarbeiten kannst.
- Bericht kritische SchichtenExportiert alle kritischen Schichten inklusive StatistikenExportieren
- SchichtübersichtExportiert alle Schichten als GANTT-Diagramm sowie als Listenansicht inklusive aller Helfer und Kontaktdaten / Antworten auf benutzerdefinierte AnmeldefelderExportieren
- HelferlisteExportiert eine Liste der registrierten Helfer für dieses EventExportieren
- AnwesenheitslisteExportiert eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Anmeldung: Helfer, Schicht, Zeiten, Anwesenheitsstatus, Check-in-Zeit und wer ihn erfasst hat.Exportieren
- Benutzerdefinierte Anmeldefelder - AntwortenExportiert die Antworten auf benutzerdefinierte Anmeldefelder für dieses Event.Exportieren
Ein Schichtplan, zwei Ansichten.
Die Schichtübersicht ist eine Excel-Datei mit einem Blatt pro Eventtag und einer Liste aller Schichten mit Kontakten. Wechsle unten das Blatt.
| Schicht-Nr. | Start | Ende | Bereich | Aufgabe | Kapazität gesamt | Mindestbesetzung | Helfer | Telefon | Sprachen | T‑Shirt-Grösse | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Eingang | Einlass | 5 | 4 | Jonas Bühler | +41 78 205 36 14 | jonas.buehler@beispiel.ch | Deutsch | L |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Eingang | Einlass | 5 | 4 | Andrea Kunz | +41 76 531 90 28 | andrea.kunz@beispiel.ch | Deutsch;Englisch | S |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Eingang | Einlass | 5 | 4 | Lena Meier | +41 79 123 45 67 | lena.meier@beispiel.ch | Deutsch;Französisch | M |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Eingang | Einlass | 5 | 4 | Luca Rossi | +41 79 867 12 40 | luca.rossi@beispiel.ch | Deutsch;Englisch | XL |
| 4 | 04.07.2026 16:00 | 04.07.2026 20:00 | Eingang | Einlass | 5 | 4 | Mira Suter | +41 77 402 65 31 | mira.suter@beispiel.ch | Deutsch | M |
| 5 | 04.07.2026 18:00 | 04.07.2026 22:00 | Bar | Ausschank | 4 | 2 | Reto Brunner | +41 79 412 58 06 | reto.brunner@beispiel.ch | L | |
| 5 | 04.07.2026 18:00 | 04.07.2026 22:00 | Bar | Ausschank | 4 | 2 | Tim Schaller | +41 76 918 44 03 | tim.schaller@beispiel.ch | M |
Ein Blatt pro Eventtag
Jeder Helfer ist ein Balken mit seinem Namen, im Raster von 15 Minuten. Die Farbe zeigt, ob die Schicht voll ist, das Minimum erreicht oder darunter liegt.
Eine Zeile pro Helfer
Die Liste nennt zu jeder Schicht alle Helfer mit Telefon und E-Mail. Jede Zeile enthält die ganze Schicht, darum kannst du frei filtern und sortieren.
Antworten als Spalten
Jedes Anmeldefeld wird eine Spalte, benannt wie die Frage im Katalog. Mehrere Antworten stehen mit Semikolon getrennt.
Mehr zu Anmeldefeldern
Sehen, wo noch Helfer fehlen.
Der Bericht kritische Schichten listet jede Schicht unter ihrem Minimum, über alle Eventtage. Mit Soll, Minimum und wie viele noch fehlen.
| Bereich | Aufgabe | Beginn | Ende | Kapazität gesamt | Mindestbesetzung | Aktuelle Helfer | Fehlende Helfer | Auslastung | Mindestanforderung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bar | Kasse | 04.07.2026 22:00 | 05.07.2026 02:00 | 2 | 2 | 1 | 1 | 50.00% | 50.00% |
| Infrastruktur | Aufräumen | 05.07.2026 10:00 | 05.07.2026 13:00 | 4 | 2 | 1 | 1 | 25.00% | 50.00% |
Rot, was fehlt
Fehlende Helfer und eine Mindestanforderung unter 100% sind rot markiert. So siehst du, wo du nachfassen musst.
Nur bestätigte Einsätze
Es zählen bestätigte Helfer. Ausstehende Anmeldungen zählen erst, wenn du sie freigibst.
Nach Beginn sortiert
Die Schichten stehen in zeitlicher Reihenfolge, vom ersten bis zum letzten Eventtag.
Mehr zu Minimum und Soll
Exportieren, wo du gerade bist.
Im Reporting stehen alle Exporte beisammen. Die meisten findest du auch direkt bei den Daten.
Dashboard
Über der Liste der kritischen Schichten, gleich wenn du das Event öffnest.
Kritische SchichtenExportierenkritische-schichten_openair-weidenmatt-2026.xlsxBericht kritische SchichtenControlling
Im Zeitstrahl mit der Besetzung aller Schichten. Du bekommst die ganze Schichtübersicht.
schichten_openair-weidenmatt-2026.xlsxSchichtübersichtAngemeldete Helfer
In der Liste des Events. Die Liste «Helfer» der Organisation exportiert alle Helfer über alle Events.
Helfer exportierenhelferliste_openair-weidenmatt-2026.xlsxHelferlisteAnwesenheitskontrolle
Am Eventtag und danach, sobald die Anwesenheitskontrolle aktiv ist.
Anwesenheit exportierenanwesenheit_openair-weidenmatt-2026.csvAnwesenheitsliste
Nur im Reporting: die Auszählung der Antworten auf die Anmeldefelder. Mehr zu Anmeldefeldern
Mehr zu Reports und Exporten.
Helferliste mit Antworten
Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Anzahl Schichten. Dazu die Antworten auf die Anmeldefelder, Antworten pro Schicht auf einem zweiten Blatt.
Mehr zur HelferlisteAntworten ausgezählt
Die Auszählung zeigt pro Frage, wie oft jede Antwort vorkommt. So weisst du, wie viele Shirts du in welcher Grösse brauchst.
Mehr zu AnmeldefeldernAnwesenheit als CSV
Eine Zeile pro Einsatz mit Status, Check-in-Zeit und wer eingecheckt hat. Im Reporting, sobald die Anwesenheitskontrolle aktiv ist.
Mehr zum Helfer-Check-inImmer der aktuelle Stand
Jede Datei entsteht beim Klick aus den Daten der App. Exportierst du später nochmals, sind neue Anmeldungen dabei.
Öffnet in jeder Tabelle
Die Excel-Dateien öffnest du in Excel, Numbers oder Google Tabellen. Die CSV-Datei trennt mit Semikolon, Umlaute bleiben erhalten.
In jedem Plan
Alle Exporte gibt es auch im Plan Free. Du exportierst, so oft du willst.
Teil eines durchgehenden Ablaufs.
Helferplanung begleitet dich durch vier Phasen, vom Schichtplan bis zum Check-in am Event.
- 01
Planen
Einsatzgebiete, Schichten, Einteilung
Mehr zur Schichtplanung - 02
Anmelden
Link oder QR, ohne Konto
Mehr zur Helfer-Anmeldung - 03
Informieren
E-Mail, WhatsApp, Kalender
Mehr zu Erinnerungen - 04
Durchführen
Check-In und Auswertung
Du bist hier
Fragen zu Reports und Exporten
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich.
Frage stellenWelche Anmeldungen stehen in den Exporten?
Wie erscheinen Schichten über Mitternacht?
Kann ich nur ein Einsatzgebiet oder einen Tag auswerten?
Wie komme ich an die Kontakte aller Helfer einer Schicht?
Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos.
In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich.