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Helferplanung für Vereine.

Vom Vereinsfest bis zum Chlausmarkt: Deine Mitglieder tragen sich über einen Link selbst ein. Du siehst jederzeit, wo noch Leute fehlen.

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Vereine und Veranstalter planen ihre Helfer mit Helferplanung

  • Openair Solothurn
  • Höllefäscht
  • UBS Kids Cup
  • Bucheggberger Bierwanderung
  • Landenberg Fest
  • Nachteulen Festival

Wo die Helferplanung im Verein hakt.

Die Arbeit bleibt oft an wenigen Leuten im Vorstand hängen. Vier typische Probleme und wie du sie löst.

  • Ohne zentrales Tool:

    Endlose WhatsApp-Gruppen

    Wichtige Infos gehen unter. Wer sich wirklich gemeldet hat, weiss am Ende niemand genau.

    Mit Helferplanung:

    Mitglieder tragen sich über einen Link oder QR-Code selbst in freie Schichten ein. Du siehst jederzeit, wer wo eingeteilt ist.

    Mehr zur Helfer-Anmeldung
  • Ohne zentrales Tool:

    Zusagen, auf die kein Verlass ist

    Wer im Chat zusagt, hat den Termin bis zum Fest oft wieder vergessen.

    Mit Helferplanung:

    Jede Anmeldung wird bestätigt, vor dem Einsatz kommt eine Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp. Mit dem Kalender-Abo steht die Schicht im eigenen Kalender.

    Mehr zu automatischen Erinnerungen
  • Ohne zentrales Tool:

    Planung kostet ehrenamtliche Zeit

    Listen abgleichen und nachtelefonieren beginnt bei jedem Anlass von vorne.

    Mit Helferplanung:

    Kopiere den Anlass vom letzten Jahr samt Schichten. Das Dashboard zeigt dir, wo noch Leute fehlen, ohne dass du zählen musst.

    Mehr zur Schichtplanung
  • Ohne zentrales Tool:

    Immer helfen die Gleichen

    Einige Mitglieder übernehmen jeden Einsatz, andere melden sich nie.

    Mit Helferplanung:

    Frag ab, wann deine Mitglieder können, und teile sie selbst ein. Dabei siehst du, wie viele Stunden jeder schon übernommen hat.

    Mehr zur Verfügbarkeitsplanung

Ein Vereinsjahr, eine Helferliste.

Alle Anlässe deines Vereins greifen auf dieselbe Helferliste zu. So siehst du bei jedem Mitglied, wo es im Jahr überall mithilft.

Mitgliederliste importieren
Lade deine Liste als CSV- oder Excel-Datei hoch. Vorname, Nachname und E-Mail genügen, die Telefonnummer ist optional.
Jedes Mitglied im Überblick
Schichten, Einsatzzeit und offene Anmeldungen über alle Anlässe, dazu die Antworten auf deine Anmeldefelder.
Nächstes Jahr schneller bereit
Kopiere einen Anlass mit seinen Einsatzgebieten und Aufgaben, auf Wunsch auch mit den Schichten.
Mehr zur Helferliste

Damit nicht immer die Gleichen helfen.

Für Anlässe, bei denen du lieber selbst einteilst: Deine Mitglieder melden, wann sie können. Das Planungsboard zeigt dir, wer schon viele Stunden übernommen hat.

Optional

Planung nach Verfügbarkeit

Du aktivierst sie pro Anlass, in jedem Plan. Standard bleibt die Selbsteintragung: Mitglieder wählen ihre Schichten selbst.

Mehr zur Verfügbarkeitsplanung
«Endlich keine WhatsApp-Gruppen mehr mit 50 Nachfragen, wer wann kann. Alles auf einen Blick.»
Daniel M., VereinsvorstandBucheggberger Bierwanderung

Was Vereine sonst noch brauchen.

  • Eigene Anmeldefelder

    Frag die T-Shirt-Grösse ab oder ob jemand ein Fahrzeug mitbringt. Die Fragen legst du einmal an und nutzt sie bei jedem Anlass.

    Mehr zu Anmeldefeldern

  • Anmeldung auf der Vereinswebsite

    Bette die Anmeldung in eure Website ein oder verschicke Link und QR-Code im Vereinsnewsletter.

    Mehr zum Veröffentlichen

  • Alle Mitglieder erreichen

    Schreib allen Helfern des Vereins, den Helfern eines Anlasses oder einem einzelnen Einsatzgebiet, direkt aus dem Mailcenter.

    Mehr zum Mailcenter

  • Einsätze im eigenen Kalender

    Mitglieder abonnieren ihre Einsätze in Apple, Google oder Outlook. Ändert sich eine Schicht, zieht der Kalender nach.

    Mehr zum Kalender-Abo

  • Abmelden mit Frist

    Mitglieder melden sich bis zu einer Frist selbst ab. Danach sehen sie, wen sie kontaktieren müssen.

    Mehr zu Event-Einstellungen

  • Reports und Exporte

    Exportiere Helferliste, Schichtübersicht und Anwesenheit, etwa für den Jahresbericht.

    Mehr zu Reports

Fragen zur Helferplanung im Verein

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich.

Frage stellen
Brauchen unsere Mitglieder ein Konto?
Nein. Sie öffnen den Link oder QR-Code, wählen ihre Schichten und geben Name, E-Mail und Handynummer an. Ein Login gibt es nicht.
Was kostet Helferplanung für einen Verein?
Für einen kleinen Anlass nichts: Der Free-Plan umfasst ein Event mit bis zu 20 Schichten und 20 Einsätzen. Small deckt einen Anlass pro Jahr ab, Medium beliebig viele.
Können auch Leute helfen, die nicht im Verein sind?
Ja. Wer den Link hat, kann sich eintragen, also auch Familie, Freunde oder Eltern von Junioren. Einzelne Aufgaben kannst du für die Anmeldung ausblenden und selbst besetzen.
Was ist mit Mitgliedern, die sich nicht online anmelden?
Du trägst sie selbst ein und teilst sie einer Schicht zu. So steht der ganze Anlass in einem Plan, auch wenn nicht alle online sind.
Müssen alle Mitglieder WhatsApp haben?
Nein. Jedes Mitglied wählt selbst, ob es Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp erhält. WhatsApp gibt es ab Plan Small, die E-Mail springt ein, wenn WhatsApp nicht klappt.

Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos.

In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich.

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