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Helferplanung für Messen und Ausstellungen.

Standbetreuung, Empfang und Catering über mehrere Tage: Lege jede Schicht einmal an und wiederhole sie täglich. Du entscheidest, wer am Stand steht.

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Vereine und Veranstalter planen ihre Helfer mit Helferplanung

  • Openair Solothurn
  • Höllefäscht
  • UBS Kids Cup
  • Bucheggberger Bierwanderung
  • Landenberg Fest
  • Nachteulen Festival

Wo die Planung einer Messe hakt.

Mehrere Tage, viele Beteiligte und wechselnde Schichten. Vier typische Probleme und wie du sie löst.

  • Ohne zentrales Tool:

    Unklare Zuständigkeiten

    Wer betreut wann den Stand? Wer übernimmt am Morgen den Empfang?

    Mit Helferplanung:

    Jeder Messetag steht im Zeitstrahl, mit einer Zeile pro Aufgabe. Du siehst sofort, wer wann wo eingeteilt ist.

    Mehr zur Schichtplanung
  • Ohne zentrales Tool:

    Der Stand bleibt leer

    Fehlt eine Schicht im Plan, merken es zuerst die Besucher.

    Mit Helferplanung:

    Jede Schicht hat ein Minimum. Liegt sie darunter, ist sie rot markiert. Im Controlling siehst du jede Schicht mit ihrer Besetzung.

    Mehr zum Controlling
  • Ohne zentrales Tool:

    Mehrtägige Planung

    Vier Messetage heisst: vier Mal die gleichen Schichten planen und abstimmen.

    Mit Helferplanung:

    Lege eine Schicht einmal an und wiederhole sie täglich. Helfer abonnieren ihre Einsätze im eigenen Kalender.

    Mehr zum Kalender-Abo
  • Ohne zentrales Tool:

    Viele Beteiligte

    Mitarbeitende, externe Helfer und Studierende arbeiten zusammen.

    Mit Helferplanung:

    Alle melden sich über denselben Link an, ohne Konto. Mit eigenen Anmeldefeldern fragst du Sprachen oder Fachgebiet ab.

    Mehr zu Anmeldefeldern

Einmal anlegen, an jedem Messetag planen.

Den Empfang am Morgen gibt es an allen vier Tagen. Du legst die Schicht einmal an, die Wiederholung erledigt den Rest.

Täglich, wöchentlich oder eigenes Muster
Wähle die Wiederholung beim Anlegen der Schicht, auf Wunsch nur an bestimmten Wochentagen.
Bis zum Ende oder bis zu einem Datum
Die Wiederholung endet mit der Messe oder an einem Datum, das du wählst.
Helfer wählen ihre Tage
Auf der Anmeldeseite filtern Helfer nach Datum oder Zeitraum und tragen sich für ihre Tage ein.
Mehr zur Schichtplanung

Du entscheidest, wer am Stand steht.

Am Stand vertreten Helfer euren Auftritt. Darum prüfst du jede Anmeldung, bevor sie gilt.

Event-Einstellung

Neue Anmeldungen freigeben

Jede Anmeldung bleibt ausstehend, bis du sie bestätigst oder mit einem Grund ablehnst. Die Bestätigung geht über den Kanal des Helfers, die Absage per E-Mail.

Mehr zu Event-Einstellungen

Was Messen sonst noch brauchen.

  • Sprachen und Fachgebiete abfragen

    Mit eigenen Anmeldefeldern fragst du ab, was am Stand zählt, auch als Mehrfachauswahl.

    Mehr zu Anmeldefeldern

  • Aufgaben nur auf Einteilung

    Aufgaben wie die Technik blendest du für die Anmeldung aus und besetzt sie mit deinem eigenen Team.

    Mehr zu Einsatzgebieten

  • Planung nach Verfügbarkeit

    Dein Team meldet, an welchen Messetagen es kann, und du teilst selbst ein. Optional, in jedem Plan.

    Mehr zur Verfügbarkeitsplanung

  • Automatische Erinnerungen

    Vor jedem Einsatz kommt eine Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp. Mehrere Schichten am selben Tag landen in einer Nachricht.

    Mehr zu automatischen Erinnerungen

  • Check-in am Stand

    Checke Helfer per QR-Code oder Namenssuche ein und sieh pro Schicht, wer noch fehlt.

    Mehr zum Helfer-Check-in

  • Reports und Exporte

    Exportiere Schichtübersicht, Helferliste und Anwesenheit, etwa für die Abrechnung der Einsätze.

    Mehr zu Reports

Fragen zur Helferplanung für Messen

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich.

Frage stellen
Können wir Bereiche wie Empfang, Standbetreuung und Technik abbilden?
Ja. Jeder Bereich wird ein Einsatzgebiet mit eigenen Aufgaben und Schichten. Aufgaben wie die Technik blendest du für die Anmeldung aus und besetzt sie selbst.
Funktioniert die Planung für mehrtägige Messen?
Ja. Im Zeitstrahl planst du jeden Messetag für sich, wiederkehrende Schichten legst du einmal an. Helfer filtern bei der Anmeldung nach Datum.
Können wir Sprachkenntnisse oder Qualifikationen abfragen?
Ja. Mit eigenen Anmeldefeldern fragst du Sprachen, Fachgebiete oder anderes ab, als Text, Auswahl oder Mehrfachauswahl.
Können externe Helfer ohne Firmenzugang mitmachen?
Ja. Helfer melden sich über den Link an, ohne Konto und ohne Login. Das passt für Studierende, Temporäre und Freiwillige.
Können wir unser eigenes Team selbst einteilen?
Ja. Du teilst Helfer selbst einer Schicht zu, solange dort Plätze frei sind. Oder du planst nach Verfügbarkeit: Dein Team meldet, wann es kann, und du teilst ein.

Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos.

In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich.

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