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Kalender-Abo für deine Helfer.

Deine Helfer abonnieren ihre Einsätze in Apple, Google oder Outlook. Ändert sich eine Schicht, zieht ihr Kalender nach.

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Alles für den Einsatz, direkt im Eintrag.

Was im eigenen Kalender steht, geht neben Arbeit und Familie nicht unter. Am Einsatztag muss niemand die Bestätigung suchen.

Helfereinsatz: Einlass - Openair Weidenmatt 2026

Samstag, 4. Juli 2026, 16:00-20:00

Helfereinsätze Openair Weidenmatt 2026

Aufgabe:
Einlass
Bereich:
Eingang
Beschreibung:
Tickets kontrollieren und Bändel abgeben. Treffpunkt: Helferzelt.
Ort:
Festgelände
Kontakt:
Sandra Keller, sandra.keller@beispiel.ch

Meine Einsätze verwalten

Was und wo
Aufgabe, Bereich und Ort stehen im Eintrag, dazu die Beschreibung, die du bei der Aufgabe hinterlegt hast.
Wen fragen
Als Kontakt steht die Ressortleitung des Bereichs oder deine Organisation, mit E-Mail oder Telefon.
Selbst abmelden
Der Link «Meine Einsätze verwalten» führt in den Helferbereich. Dort melden sich Helfer bis zur Frist selbst ab.

Ein Link, sechs Wege in den Kalender.

Der Link steht in der Bestätigung per E-Mail. Er öffnet eine Seite, auf der Helfer ihre Kalender-App wählen.

Kalender-Abo

Behalte deine Helfereinsätze im Kalender

Automatische Aktualisierung

Ein Abo aktualisiert sich, wenn sich Einsätze ändern. Eine heruntergeladene .ics-Datei fügt nur den aktuellen Stand einmalig hinzu.

Apple KalenderEmpfohlen

Ideal für iPhone, iPad, Mac und Safari. Öffnet den Dialog zum Kalender-Abo.

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Google Kalender

Ideal für Android und Google-Konten. Fügt den Feed über Google Kalender im Web hinzu.

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Outlook Desktop

Ideal für die installierte Outlook-App unter Windows oder macOS.

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Microsoft 365

Ideal für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten in Outlook im Web.

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Andere Kalender-Apps

Nutze diese Option für Thunderbird, Desktop-Kalender oder einen einmaligen .ics-Import.

.ics-Datei öffnen
Abo-Link kopieren

Nutze die Feed-URL manuell, wenn deine Kalender-App nach einem Abo- oder Internetkalender-Link fragt.

https://api.helferplanung.app/calendar/k7Qm2xR9vTn4.icsLink kopieren
Passend zum Gerät
Die Seite empfiehlt auf dem iPhone Apple Kalender, auf Android Google Kalender und unter Windows Outlook.
Abo statt Datei
Nur das Abo bleibt aktuell. Eine .ics-Datei übernimmt den Stand einmal, spätere Änderungen fehlen.

Ändert sich der Plan, zieht der Kalender nach.

Die Kalender-App holt die Einsätze immer wieder neu ab. Deine Helfer sehen den aktuellen Stand, ohne eine neue E-Mail zu öffnen.

Fr 3.
Helfereinsatz: Bar18:00-22:00Entfernt

Abgemeldet

Meldet sich jemand ab oder entfernst du ihn aus der Schicht, verschwindet der Eintrag.

Sa 4.
Helfereinsatz: Einlass16:00-20:00vorher 15:00-19:00Verschoben
Helfereinsatz: Grill20:00-23:00

Neue Zeit

Verschiebst du eine Schicht, wandert der Eintrag mit. Niemand steht zur alten Zeit am Eingang.

So 5.
Helfereinsatz: Aufräumen10:00-13:00Neu

Zusätzlich eingeteilt

Teilst du jemanden zusätzlich ein, kommt der Einsatz im selben Kalender dazu.

Im Kalender stehen nur bestätigte Einsätze. Gibst du Anmeldungen erst frei, erscheinen sie nach deiner Freigabe.

Rund um den Einsatz.

  • Kein Konto nötig

    Helfer brauchen kein Login bei Helferplanung. Der persönliche Link aus der E-Mail reicht.

  • Ein Kalender pro Event

    Jedes Event bekommt einen eigenen Kalender. Weitere Einsätze im selben Event kommen ins bestehende Abo.

  • Abmelden bis zur Frist

    Bis zur Frist melden sich Helfer im Helferbereich selbst ab. Danach sehen sie, wen sie kontaktieren.

    Mehr zu Event-Einstellungen

  • QR-Code für den Check-in

    Im Helferbereich finden Helfer ihren persönlichen QR-Code. Am Einsatz wird er gescannt.

    Mehr zum Helfer-Check-in

  • Erinnerungen per E-Mail

    Unabhängig vom Kalender erinnert Helferplanung vor dem Einsatz. Den Zeitpunkt legst du fest.

    Mehr zu Erinnerungen

  • Oder per WhatsApp

    Wer WhatsApp wählt, bekommt Bestätigung und Erinnerung dort. Die E-Mail springt ein, wenn es nicht klappt.

    Mehr zu WhatsApp-Erinnerungen

Teil eines durchgehenden Ablaufs.

Helferplanung begleitet dich durch vier Phasen, vom Schichtplan bis zum Check-in am Event.

  1. 01

    Planen

    Einsatzgebiete, Schichten, Einteilung

    Mehr zur Schichtplanung
  2. 02

    Anmelden

    Link oder QR, ohne Konto

    Mehr zur Helfer-Anmeldung
  3. 03

    Informieren

    E-Mail, WhatsApp, Kalender

    Du bist hier
  4. 04

    Durchführen

    Check-In und Auswertung

    Mehr zum Helfer-Check-in

Fragen zum Kalender-Abo

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich.

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Muss ich als Organisation etwas einrichten?
Nein. Der Link zum Kalender-Abo kommt automatisch mit der Bestätigung per E-Mail. Das Abo ist in jedem Plan enthalten, auch im Plan Free.
Wie schnell erscheint eine Änderung im Kalender?
Das entscheidet die Kalender-App. Helferplanung bittet sie, jede Stunde nachzusehen. Apple Kalender hält sich daran, Google Kalender lädt in eigenem Takt nach, das kann länger dauern.
Erinnert der Kalender an den Einsatz?
Jeder Eintrag enthält Erinnerungen einen Tag und eine Stunde vor Beginn. Apple Kalender zeigt sie an, Google Kalender bei abonnierten Kalendern nicht, Outlook nicht immer. Deine Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp kommen unabhängig davon.
Kann jemand anderes die Einsätze sehen?
Nur wer den Link hat. Er gehört zu einer Person und einem Event und sollte nicht weitergegeben werden. Einen Zugang zu deiner Organisation gibt er nicht.

Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos.

In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich.

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