--- title: "Helferplanung für Messen und Ausstellungen: Standpersonal planen" description: "Plane Empfang, Standbetreuung und Catering über alle Messetage an einem Ort. Schichten einmal anlegen, täglich wiederholen, Anmeldungen selbst freigeben." url: "https://helferplanung.app/de/loesungen/helferplanung-messe" language: "de-CH" --- 1. [Lösungen](https://helferplanung.app/de/loesungen) 2. Messen und Ausstellungen # Helferplanung für Messen und Ausstellungen. Standbetreuung, Empfang und Catering über mehrere Tage: Lege jede Schicht einmal an und wiederhole sie täglich. Du entscheidest, wer am Stand steht. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung) Vereine und Veranstalter planen ihre Helfer mit Helferplanung - ![Openair Solothurn](https://helferplanung.app/logos/openair-solothurn.webp) - ![Höllefäscht](https://helferplanung.app/logos/hoellefaescht.webp) - ![UBS Kids Cup](https://helferplanung.app/logos/kidscup.svg) - ![Bucheggberger Bierwanderung](https://helferplanung.app/logos/bucheggberger-bierwanderung.svg) - ![Landenberg Fest](https://helferplanung.app/logos/landenberg-fest.webp) - ![Nachteulen Festival](https://helferplanung.app/logos/nachteulen-festival.webp) ## Wo die Planung einer Messe hakt. Mehrere Tage, viele Beteiligte und wechselnde Schichten. Vier typische Probleme und wie du sie löst. - Ohne zentrales Tool: ### Unklare Zuständigkeiten Wer betreut wann den Stand? Wer übernimmt am Morgen den Empfang? Mit Helferplanung: Jeder Messetag steht im Zeitstrahl, mit einer Zeile pro Aufgabe. Du siehst sofort, wer wann wo eingeteilt ist. [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) - Ohne zentrales Tool: ### Der Stand bleibt leer Fehlt eine Schicht im Plan, merken es zuerst die Besucher. Mit Helferplanung: Jede Schicht hat ein Minimum. Liegt sie darunter, ist sie rot markiert. Im Controlling siehst du jede Schicht mit ihrer Besetzung. [Mehr zum Controlling](https://helferplanung.app/de/funktionen/controlling) - Ohne zentrales Tool: ### Mehrtägige Planung Vier Messetage heisst: vier Mal die gleichen Schichten planen und abstimmen. Mit Helferplanung: Lege eine Schicht einmal an und wiederhole sie täglich. Helfer abonnieren ihre Einsätze im eigenen Kalender. [Mehr zum Kalender-Abo](https://helferplanung.app/de/funktionen/kalender-abo) - Ohne zentrales Tool: ### Viele Beteiligte Mitarbeitende, externe Helfer und Studierende arbeiten zusammen. Mit Helferplanung: Alle melden sich über denselben Link an, ohne Konto. Mit eigenen Anmeldefeldern fragst du Sprachen oder Fachgebiet ab. [Mehr zu Anmeldefeldern](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) ## Einmal anlegen, an jedem Messetag planen. Den Empfang am Morgen gibt es an allen vier Tagen. Du legst die Schicht einmal an, die Wiederholung erledigt den Rest. - Täglich, wöchentlich oder eigenes Muster Wähle die Wiederholung beim Anlegen der Schicht, auf Wunsch nur an bestimmten Wochentagen. - Bis zum Ende oder bis zu einem Datum Die Wiederholung endet mit der Messe oder an einem Datum, das du wählst. - Helfer wählen ihre Tage Auf der Anmeldeseite filtern Helfer nach Datum oder Zeitraum und tragen sich für ihre Tage ein. [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) ## Du entscheidest, wer am Stand steht. Am Stand vertreten Helfer euren Auftritt. Darum prüfst du jede Anmeldung, bevor sie gilt. Event-Einstellung ### Neue Anmeldungen freigeben Jede Anmeldung bleibt ausstehend, bis du sie bestätigst oder mit einem Grund ablehnst. Die Bestätigung geht über den Kanal des Helfers, die Absage per E-Mail. [Mehr zu Event-Einstellungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/event-einstellungen) ## Was Messen sonst noch brauchen. - ### Sprachen und Fachgebiete abfragen Mit eigenen Anmeldefeldern fragst du ab, was am Stand zählt, auch als Mehrfachauswahl. [Mehr zu Anmeldefeldern](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) - ### Aufgaben nur auf Einteilung Aufgaben wie die Technik blendest du für die Anmeldung aus und besetzt sie mit deinem eigenen Team. [Mehr zu Einsatzgebieten](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzbereiche) - ### Planung nach Verfügbarkeit Dein Team meldet, an welchen Messetagen es kann, und du teilst selbst ein. Optional, in jedem Plan. [Mehr zur Verfügbarkeitsplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/verfuegbarkeitsplanung) - ### Automatische Erinnerungen Vor jedem Einsatz kommt eine Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp. Mehrere Schichten am selben Tag landen in einer Nachricht. [Mehr zu automatischen Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) - ### Check-in am Stand Checke Helfer per QR-Code oder Namenssuche ein und sieh pro Schicht, wer noch fehlt. [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) - ### Reports und Exporte Exportiere Schichtübersicht, Helferliste und Anwesenheit, etwa für die Abrechnung der Einsätze. [Mehr zu Reports](https://helferplanung.app/de/funktionen/reporting) ## Fragen zur Helferplanung für Messen Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich. [Frage stellen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Frage%20zu%20Helferplanung) **Können wir Bereiche wie Empfang, Standbetreuung und Technik abbilden?** Ja. Jeder Bereich wird ein Einsatzgebiet mit eigenen Aufgaben und Schichten. Aufgaben wie die Technik blendest du für die Anmeldung aus und besetzt sie selbst. **Funktioniert die Planung für mehrtägige Messen?** Ja. Im Zeitstrahl planst du jeden Messetag für sich, wiederkehrende Schichten legst du einmal an. Helfer filtern bei der Anmeldung nach Datum. **Können wir Sprachkenntnisse oder Qualifikationen abfragen?** Ja. Mit eigenen Anmeldefeldern fragst du Sprachen, Fachgebiete oder anderes ab, als Text, Auswahl oder Mehrfachauswahl. **Können externe Helfer ohne Firmenzugang mitmachen?** Ja. Helfer melden sich über den Link an, ohne Konto und ohne Login. Das passt für Studierende, Temporäre und Freiwillige. **Können wir unser eigenes Team selbst einteilen?** Ja. Du teilst Helfer selbst einer Schicht zu, solange dort Plätze frei sind. Oder du planst nach Verfügbarkeit: Dein Team meldet, wann es kann, und du teilst ein. ## Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos. In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung)