--- title: "Helferplanung für Festivals: Crew und Schichten planen" description: "Plane Aufbau, Bar, Einlass und Abbau deines Festivals an einem Ort. Helfer tragen sich per Link selbst ein, und du siehst jederzeit, wo noch Leute fehlen." url: "https://helferplanung.app/de/loesungen/helferplanung-festival" language: "de-CH" --- 1. [Lösungen](https://helferplanung.app/de/loesungen) 2. Festivals # Helferplanung für Festivals. Vom Aufbau bis zum Abbau: Plane alle Einsatzgebiete deines Festivals an einem Ort. Deine Helfer tragen sich selbst ein, und du siehst jederzeit, wo noch Leute fehlen. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung) Vereine und Veranstalter planen ihre Helfer mit Helferplanung - ![Openair Solothurn](https://helferplanung.app/logos/openair-solothurn.webp) - ![Höllefäscht](https://helferplanung.app/logos/hoellefaescht.webp) - ![UBS Kids Cup](https://helferplanung.app/logos/kidscup.svg) - ![Bucheggberger Bierwanderung](https://helferplanung.app/logos/bucheggberger-bierwanderung.svg) - ![Landenberg Fest](https://helferplanung.app/logos/landenberg-fest.webp) - ![Nachteulen Festival](https://helferplanung.app/logos/nachteulen-festival.webp) ## Wo die Festivalplanung sonst hakt. Je mehr Helfer und Einsatzgebiete, desto schneller geht der Überblick verloren. Vier typische Probleme und wie du sie löst. - Ohne zentrales Tool: ### Hunderte Nachrichten im Gruppenchat Wer kann wann? Die Antworten gehen zwischen Rückfragen und Fotos unter. Mit Helferplanung: Helfer tragen sich über einen Link oder QR-Code selbst in freie Schichten ein. Bestätigung und Erinnerungen gehen automatisch raus. [Mehr zur Helfer-Anmeldung](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) - Ohne zentrales Tool: ### Lücken fallen zu spät auf Ob der Einlass am Samstagabend reicht, weisst du erst, wenn du alle Listen zusammengezählt hast. Mit Helferplanung: Jede Schicht hat ein Minimum und ein Soll. Das Dashboard zeigt dir alle kritischen Schichten, über alle Festivaltage. [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) - Ohne zentrales Tool: ### Helfer erscheinen nicht Wer fehlt, merkst du erst, wenn die Schlange an der Bar schon lang ist. Mit Helferplanung: Vor jedem Einsatz kommt eine Erinnerung. Am Festival checkst du Helfer per QR-Code ein und siehst sofort, wer noch fehlt. [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) - Ohne zentrales Tool: ### Jedes Einsatzgebiet führt eine eigene Liste Bar, Einlass und Aufbau planen für sich. Wer doppelt eingeteilt ist, fällt niemandem auf. Mit Helferplanung: Alle Einsatzgebiete stehen im selben Plan. Auf Wunsch verhinderst du, dass sich jemand für zwei Schichten zur gleichen Zeit einträgt. [Mehr zu Einsatzgebieten](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzbereiche) ## Jedes Einsatzgebiet mit eigenen Regeln. Gliedere dein Festival in Einsatzgebiete und Aufgaben. Für jede Aufgabe legst du fest, wer sie übernehmen darf und wie Helfer dazukommen. - Mindestalter Lege für eine Aufgabe wie den Ausschank ein Mindestalter fest. Helfer sehen es direkt bei der Anmeldung. - Mindestanzahl Schichten Braucht eine Aufgabe eine Einführung, etwa an der Kasse, verlangst du mehrere Schichten pro Helfer. - Nur auf Einteilung Aufgaben wie die Künstlerbetreuung blendest du für die Anmeldung aus und teilst die Leute selbst ein. ## Am Festival weisst du, wer da ist. Erinnerungen gehen vor jedem Einsatz automatisch raus. Im Helferzelt checkst du alle per QR-Code ein. ### Erinnert per E-Mail oder WhatsApp Jeder Helfer wählt seinen Kanal: E-Mail oder WhatsApp (ab Plan Small). Klappt WhatsApp nicht, kommt die Nachricht per E-Mail. Wann die Erinnerung kommt, legst du fest. [Mehr zu automatischen Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) ### Eingecheckt per QR-Code Scanne den persönlichen QR-Code oder suche nach dem Namen. So siehst du vor Schichtbeginn, wer noch fehlt. [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) ## Was Festivals sonst noch brauchen. - ### Eigene Anmeldefelder Frag bei der Anmeldung ab, was du wissen musst, zum Beispiel die T-Shirt-Grösse. Einmal pro Helfer oder für jede gewählte Schicht. [Mehr zu Anmeldefeldern](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) - ### Anmeldung auf deiner Website Bette die Anmeldung in die Festival-Website ein oder teile Link und QR-Code, etwa auf Social Media. [Mehr zum Veröffentlichen](https://helferplanung.app/de/funktionen/event-veroeffentlichen) - ### Anmeldungen freigeben Du möchtest jede Anmeldung prüfen? Dann bestätigst du sie selbst oder lehnst sie mit einem Grund ab. [Mehr zu Event-Einstellungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/event-einstellungen) - ### Gezielt informieren Schreib allen Helfern, einem Einsatzgebiet oder einer einzelnen Schicht, direkt aus dem Mailcenter. [Mehr zum Mailcenter](https://helferplanung.app/de/funktionen/mailcenter) - ### Bereit fürs nächste Jahr Kopiere das Festival samt Schichten. Deine Helfer bleiben in der Helferliste, und du lädst sie per Mailcenter wieder ein. [Mehr zur Helferliste](https://helferplanung.app/de/funktionen/helferliste) - ### Reports und Exporte Exportiere Schichtübersicht, Helferliste und Anwesenheit für die Nachbereitung. [Mehr zu Reports](https://helferplanung.app/de/funktionen/reporting) ## Fragen zur Helferplanung für Festivals Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich. [Frage stellen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Frage%20zu%20Helferplanung) **Funktioniert das auch mit mehreren hundert Helfern?** Ja. Im Medium-Plan gibt es keine Limits für Events, Schichten und Einsätze. Ein Festival pro Jahr mit bis zu 100 Schichten und 1000 Einsätzen passt in den Small-Plan. **Brauchen Helfer eine App?** Nein. Die Anmeldung läuft im Browser, ohne Download und ohne Konto. Link öffnen, Schichten wählen, Name und Kontaktdaten angeben, fertig. **Können wir Aufbau und Abbau über mehrere Tage planen?** Ja. Im Zeitstrahl planst du jeden Tag für sich, vom ersten Aufbautag bis zum letzten Abbautag. Schichten, die sich wiederholen, legst du einmal an und wiederholst sie täglich. **Können wir Leute aus dem OK selbst einteilen?** Ja. Du teilst bestehende oder neue Helfer selbst einer Schicht zu, solange dort Plätze frei sind. Für Teams aus der eigenen Organisation gibt es zusätzlich die Planung nach Verfügbarkeit: Sie melden, wann sie können, und du teilst ein. **Wie verhindern wir, dass Schichten überbucht werden?** Volle Schichten sind für die Anmeldung gesperrt. Auf Wunsch verhinderst du auch, dass sich jemand für zwei Schichten zur gleichen Zeit einträgt. ## Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos. In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung)