--- title: "Reports und Exporte für die Helferplanung: Excel und CSV" description: "Lade Schichtübersicht, kritische Schichten, Helferliste, Anwesenheit und Antworten auf die Anmeldefelder herunter. Als Excel oder CSV, in jedem Plan." url: "https://helferplanung.app/de/funktionen/reporting" language: "de-CH" --- 1. [Funktionen](https://helferplanung.app/de/funktionen) 2. Reporting # Reports und Exporte für deine Helferplanung. Lade Schichtplan, Helferliste und Anwesenheit deines Events als Excel oder CSV herunter. Mit einem Klick, immer im aktuellen Stand. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung) ## Ein Schichtplan, zwei Ansichten. Die Schichtübersicht ist eine Excel-Datei mit einem Blatt pro Eventtag und einer Liste aller Schichten mit Kontakten. Wechsle unten das Blatt. Voll besetzt Minimum erreicht Unter Minimum Gefiltert nach Start: 04.07.2026 - ### Ein Blatt pro Eventtag Jeder Helfer ist ein Balken mit seinem Namen, im Raster von 15 Minuten. Die Farbe zeigt, ob die Schicht voll ist, das Minimum erreicht oder darunter liegt. - ### Eine Zeile pro Helfer Die Liste nennt zu jeder Schicht alle Helfer mit Telefon und E-Mail. Jede Zeile enthält die ganze Schicht, darum kannst du frei filtern und sortieren. - ### Antworten als Spalten Jedes Anmeldefeld wird eine Spalte, benannt wie die Frage im Katalog. Mehrere Antworten stehen mit Semikolon getrennt. [Mehr zu Anmeldefeldern](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) ## Sehen, wo noch Helfer fehlen. Der Bericht kritische Schichten listet jede Schicht unter ihrem Minimum, über alle Eventtage. Mit Soll, Minimum und wie viele noch fehlen. - ### Rot, was fehlt Fehlende Helfer und eine Mindestanforderung unter 100% sind rot markiert. So siehst du, wo du nachfassen musst. - ### Nur bestätigte Einsätze Es zählen bestätigte Helfer. Ausstehende Anmeldungen zählen erst, wenn du sie freigibst. - ### Nach Beginn sortiert Die Schichten stehen in zeitlicher Reihenfolge, vom ersten bis zum letzten Eventtag. [Mehr zu Minimum und Soll](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) ## Exportieren, wo du gerade bist. Im Reporting stehen alle Exporte beisammen. Die meisten findest du auch direkt bei den Daten. - ### Dashboard Über der Liste der kritischen Schichten, gleich wenn du das Event öffnest. Kritische Schichten Exportieren **kritische-schichten\_openair-weidenmatt-2026.xlsx** Bericht kritische Schichten - ### Controlling Im Zeitstrahl mit der Besetzung aller Schichten. Du bekommst die ganze Schichtübersicht. Exportieren **schichten\_openair-weidenmatt-2026.xlsx** Schichtübersicht - ### Angemeldete Helfer In der Liste des Events. Die Liste «Helfer» der Organisation exportiert alle Helfer über alle Events. Helfer exportieren **helferliste\_openair-weidenmatt-2026.xlsx** Helferliste - ### Anwesenheitskontrolle Am Eventtag und danach, sobald die Anwesenheitskontrolle aktiv ist. Anwesenheit exportieren **anwesenheit\_openair-weidenmatt-2026.csv** Anwesenheitsliste Nur im Reporting: die Auszählung der Antworten auf die Anmeldefelder. [Mehr zu Anmeldefeldern](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) ## Mehr zu Reports und Exporten. - ### Helferliste mit Antworten Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Anzahl Schichten. Dazu die Antworten auf die Anmeldefelder, Antworten pro Schicht auf einem zweiten Blatt. [Mehr zur Helferliste](https://helferplanung.app/de/funktionen/helferliste) - ### Antworten ausgezählt Die Auszählung zeigt pro Frage, wie oft jede Antwort vorkommt. So weisst du, wie viele Shirts du in welcher Grösse brauchst. [Mehr zu Anmeldefeldern](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) - ### Anwesenheit als CSV Eine Zeile pro Einsatz mit Status, Check-in-Zeit und wer eingecheckt hat. Im Reporting, sobald die Anwesenheitskontrolle aktiv ist. [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) - ### Immer der aktuelle Stand Jede Datei entsteht beim Klick aus den Daten der App. Exportierst du später nochmals, sind neue Anmeldungen dabei. - ### Öffnet in jeder Tabelle Die Excel-Dateien öffnest du in Excel, Numbers oder Google Tabellen. Die CSV-Datei trennt mit Semikolon, Umlaute bleiben erhalten. - ### In jedem Plan Alle Exporte gibt es auch im Plan Free. Du exportierst, so oft du willst. ## Teil eines durchgehenden Ablaufs. Helferplanung begleitet dich durch vier Phasen, vom Schichtplan bis zum Check-in am Event. 1. 01 ### Planen Einsatzgebiete, Schichten, Einteilung [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) 2. 02 ### Anmelden Link oder QR, ohne Konto [Mehr zur Helfer-Anmeldung](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) 3. 03 ### Informieren E-Mail, WhatsApp, Kalender [Mehr zu Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) 4. 04 ### Durchführen Check-In und Auswertung Du bist hier - [Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) - [Helferliste](https://helferplanung.app/de/funktionen/helferliste) - [Aktivitäten](https://helferplanung.app/de/funktionen/aktivitaeten) - [Controlling](https://helferplanung.app/de/funktionen/controlling) ## Fragen zu Reports und Exporten Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich. [Frage stellen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Frage%20zu%20Helferplanung) **Welche Anmeldungen stehen in den Exporten?** Schichtübersicht, Bericht kritische Schichten und Anwesenheitsliste zählen nur bestätigte Helfer. Die Helferliste enthält alle, die sich angemeldet haben und nicht abgelehnt wurden, auch ausstehende Anmeldungen. So siehst du auch, wer noch auf deine Freigabe wartet. **Wie erscheinen Schichten über Mitternacht?** Im Tagesblatt endet der Balken um Mitternacht und läuft im Blatt des nächsten Tages weiter. In der Liste stehen Start und Ende mit Datum, etwa 04.07.2026 22:00 und 05.07.2026 02:00. **Kann ich nur ein Einsatzgebiet oder einen Tag auswerten?** Die Datei enthält immer das ganze Event. In der Liste hat jede Spalte einen Filter: Damit wählst du in Excel einen Bereich, eine Aufgabe oder einen Tag. Für den Zeitplan gibt es ohnehin ein Blatt pro Eventtag. **Wie komme ich an die Kontakte aller Helfer einer Schicht?** In der Liste der Schichtübersicht steht jeder Helfer mit Telefon und E-Mail in einer eigenen Zeile. Filtere nach der Schicht-Nr., und du hast alle Kontakte dieser Schicht beisammen. ## Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos. In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung)