--- title: "E-Mails an Helfer senden: Mailcenter für deine Events" description: "Schreib allen Helfern oder nur einem Event, Einsatzgebiet, einer Aufgabe, Schicht oder einzelnen Personen. Mit Antwortadresse, Entwürfen und Zustellstatus pro Empfänger." url: "https://helferplanung.app/de/funktionen/mailcenter" language: "de-CH" --- 1. [Funktionen](https://helferplanung.app/de/funktionen) 2. Mailcenter # E-Mails an deine Helfer senden. Wähle, wer die Nachricht bekommt, auch kombiniert: ein Event, ein Einsatzgebiet, eine Schicht oder einzelne Helfer. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung) ## Jeder Helfer bekommt die Nachricht einmal. Gruppen lassen sich kombinieren. Wer in mehreren steckt, erhält trotzdem nur eine E-Mail. Probier es aus. Empfängergruppen **Einsatzgebiet Eingang** Einlass, Sa 16:00-20:00 **Aufgabe Grill** Festwirtschaft, Sa 20:00-23:00 **Schicht Ausschank** Bar, Sa 23:00-02:00 - Einmal pro Person Lena ist beim Einlass und am Grill eingeteilt und bekommt eine E-Mail, nicht zwei. - Ausstehende zählen mit Wer noch auf deine Freigabe wartet, bekommt die Nachricht. Abgelehnte Anmeldungen zählen nicht. ## Schreiben, wo du gerade planst. Aus der Liste der Einsatzgebiete, dem Controlling oder einem Helferprofil öffnet sich das Mailcenter mit den passenden Empfängern. ### Einsatzgebiet oder Aufgabe In der Liste der Einsatzgebiete schreibst du mit einem Klick allen Helfern eines Bereichs oder einer Aufgabe. Öffnet das Mailcenter mit **Alle Helfer ausgewählter Einsatzgebiete** Eingang ### Eine Schicht Im Controlling öffnest du eine Schicht und schreibst allen, die dort eingeteilt sind. Öffnet das Mailcenter mit **Alle Helfer ausgewählter Schichten** 04.07.2026 16:00-20:00 (Eingang / Einlass) ### Eine Person Im Helferprofil schreibst du genau diesem Helfer. Öffnet das Mailcenter mit **Ausgewählte Helfer** Lena Meier (lena.meier\@beispiel.ch) ### Alle eines Events In der Liste der angemeldeten Helfer erreichst du alle eines Events. In der Helferliste der Organisation alle Helfer auf einmal. Öffnet das Mailcenter mit **Alle Helfer ausgewählter Veranstaltungen** Openair Weidenmatt 2026 ## Nachlesen, wer sie bekommen hat. Jede Nachricht bleibt im Mailcenter. Pro Empfänger siehst du, ob sie gesendet wurde oder fehlgeschlagen ist. - ### Deine Organisation als Absender Helfer sehen den Namen deiner Organisation als Absender, mit dem Zusatz «via helferplanung.app». - ### Antworten landen bei dir Antworten gehen an die Antwortadresse der Nachricht. Fehlt sie, an die Kontaktadresse deiner Organisation. - ### Kopieren statt neu schreiben Kopieren übernimmt Betreff, Antwortadresse und Text. Die Empfänger wählst du neu. ## Was das Mailcenter sonst noch kann. - ### Entwürfe Speichere eine Nachricht als Entwurf und sende sie später direkt aus der Liste. Nicht mehr nötig? Dann löschst du den Entwurf. - ### Formatieren und verlinken Fett, kursiv, unterstrichen, Listen und Links, zum Beispiel auf den Geländeplan oder ein Formular. - ### Immer per E-Mail Auch wer Erinnerungen per WhatsApp bekommt, erhält Nachrichten aus dem Mailcenter per E-Mail. [Mehr zu WhatsApp-Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/whatsapp-erinnerungen) - ### Erinnerungen laufen von selbst Für den Hinweis vor jedem Einsatz brauchst du kein Mailing. Erinnerungen gehen automatisch zur eingestellten Zeit. [Mehr zu automatischen Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) - ### Einzelne Helfer auswählen Wähle Personen aus der Helferliste deiner Organisation. Die Auswahl zeigt Name und E-Mail-Adresse. [Mehr zur Helferliste](https://helferplanung.app/de/funktionen/helferliste) - ### Gesendete ansehen Öffne eine gesendete Nachricht und lies nach, was du geschrieben hast und an welche Gruppen. ## Teil eines durchgehenden Ablaufs. Helferplanung begleitet dich durch vier Phasen, vom Schichtplan bis zum Check-in am Event. 1. 01 ### Planen Einsatzgebiete, Schichten, Einteilung [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) 2. 02 ### Anmelden Link oder QR, ohne Konto [Mehr zur Helfer-Anmeldung](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) 3. 03 ### Informieren E-Mail, WhatsApp, Kalender Du bist hier - [Automatische Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) - [WhatsApp-Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/whatsapp-erinnerungen) - [Kalender-Abo](https://helferplanung.app/de/funktionen/kalender-abo) 4. 04 ### Durchführen Check-In und Auswertung [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) ## Fragen zum Mailcenter Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich. [Frage stellen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Frage%20zu%20Helferplanung) **Kann ich eine Nachricht später senden lassen?** Nein, «Jetzt senden» verschickt sofort. Speichere die Nachricht als Entwurf und sende sie, wenn es so weit ist. Für Hinweise vor jedem Einsatz gibt es die automatischen Erinnerungen. **Bekommen Helfer ohne E-Mail-Adresse die Nachricht?** Nein. Wer ohne E-Mail-Adresse von Hand eingeteilt wurde, wird übersprungen. Trag die Adresse im Helferprofil nach, dann ist die Person beim nächsten Mal dabei. **Erreiche ich auch Helfer früherer Events?** Ja. Wähle «Alle Helfer dieser Organisation» oder einzelne Veranstaltungen. Einsatzgebiete, Aufgaben und Schichten wählst du aus dem Event, das gerade offen ist. **Sehen die Helfer, wer die Nachricht sonst bekommt?** Nein. Jeder Helfer bekommt eine eigene E-Mail an seine Adresse. Andere Empfänger stehen nicht darin. ## Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos. In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung)