--- title: "Event-Einstellungen für die Helferplanung: Freigabe und Abmeldefrist" description: "Lege pro Event fest, ob du neue Anmeldungen freigibst, ob Doppelbuchungen möglich sind und bis wann sich Helfer selbst abmelden. Dazu Verfügbarkeitsplanung und Check-in." url: "https://helferplanung.app/de/funktionen/event-einstellungen" language: "de-CH" --- 1. [Funktionen](https://helferplanung.app/de/funktionen) 2. Event-Einstellungen # Event-Einstellungen für deine Helferplanung. Pro Event legst du fest, wer sofort dabei ist, was Helfer buchen dürfen und bis wann sie sich abmelden. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung) ## Ein Schalter, zwei Abläufe. Dasselbe Event, dieselbe Anmeldung. Schalte die Freigabe ein und sieh, was sich für Lena und für dich ändert. **Neue Anmeldungen freigeben** Bei neuen Events aus 1. ### Lena meldet sich an Für Lena ist die Anmeldung gleich, mit und ohne Freigabe. 2. ### Das sieht Lena Die Bestätigung kommt gleich danach, per E-Mail oder WhatsApp. Die Bestätigung kommt erst, wenn du freigibst. Bis dahin steht im Helferbereich «Ausstehend». 3. ### Das siehst du Lena ist eingeteilt. Du musst nichts tun. Das Menü zählt die offenen Anmeldungen. Lenas Platz bleibt reserviert, bis du entscheidest. ## Freigeben oder ablehnen, pro Anmeldung. Auf der Seite «Anmeldungen» siehst du, wer auf deine Entscheidung wartet. Beim Ablehnen schreibst du auf Wunsch einen Grund dazu. Anmeldungen ### Der Helfer erfährt es direkt. Bestätigst du, geht die Bestätigung über den Kanal, den der Helfer gewählt hat. Lehnst du ab, kommt eine E-Mail mit deinem Grund, und der Platz ist wieder frei. [Mehr zu WhatsApp-Nachrichten](https://helferplanung.app/de/funktionen/whatsapp-erinnerungen) ## Selbst abmelden, bis zur Frist. Bis zur Frist melden sich Helfer im Helferbereich selbst ab, und der Platz ist sofort frei. Danach sehen sie, wen sie kontaktieren können. - Pro Schicht gerechnet Die Frist zählt ab dem Beginn jeder Schicht. Wer am Freitag und am Sonntag hilft, hat zwei Fristen. - 0 heisst bis zuletzt Mit 0 Tagen und 0 Stunden können sich Helfer bis unmittelbar vor Schichtbeginn abmelden. - Kontakte nach der Frist Helfer sehen die Ressortleitung und den Veranstalter mit E-Mail und Telefon, soweit hinterlegt. [Mehr zum Helferbereich](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) ## Weitere Einstellungen pro Event. - ### Doppelbuchungen verhindern Bei neuen Events an: Niemand wählt zwei Schichten, die sich überschneiden, oder dieselbe Schicht zweimal. Für Übergaben schaltest du es aus. [Mehr zur Helfer-Anmeldung](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) - ### Namen auf der Anmeldeseite Zeige, wer schon dabei ist: gar nicht, nur mit Vorname, mit Anfangsbuchstaben oder mit vollem Namen. Sechs Stufen zur Wahl. - ### Verfügbarkeitsplanung Pro Event einschalten: Helfer geben an, wann sie können, und du teilst sie ein. Erfassung, Frist und Link steuerst du unter «Veröffentlichen & Teilen». [Mehr zur Verfügbarkeitsplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/verfuegbarkeitsplanung) - ### Anwesenheitskontrolle Pro Event einschalten: Dann sehen Helfer ihren QR-Code, und das Event erscheint im Check-in. [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) - ### Name, Zeitraum, Beschreibung Die Beschreibung mit Formatierung steht auf der Anmeldeseite. Dort erklärst du Treffpunkt, Verpflegung oder Kleidung. [Mehr zum Veröffentlichen](https://helferplanung.app/de/funktionen/event-veroeffentlichen) - ### Kopieren statt neu einstellen Die Kopie eines Events übernimmt Freigabe, Doppelbuchungen, Abmeldefrist, Namen und Verfügbarkeitsplanung. Die Anwesenheitskontrolle schaltest du neu ein. [Mehr zum Event kopieren](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzbereiche) ## Teil eines durchgehenden Ablaufs. Helferplanung begleitet dich durch vier Phasen, vom Schichtplan bis zum Check-in am Event. 1. 01 ### Planen Einsatzgebiete, Schichten, Einteilung [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) 2. 02 ### Anmelden Link oder QR, ohne Konto Du bist hier - [Helfer-Anmeldung](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) - [Anmeldefelder](https://helferplanung.app/de/funktionen/anmeldefelder) - [Event veröffentlichen](https://helferplanung.app/de/funktionen/event-veroeffentlichen) 3. 03 ### Informieren E-Mail, WhatsApp, Kalender [Mehr zu Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) 4. 04 ### Durchführen Check-In und Auswertung [Mehr zum Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) ## Fragen zu den Event-Einstellungen Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich. [Frage stellen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Frage%20zu%20Helferplanung) **Was passiert mit bestehenden Anmeldungen, wenn ich die Freigabe einschalte?** Nichts. Die Einstellung gilt für neue Anmeldungen, wer schon angemeldet ist, bleibt bestätigt. Schaltest du die Freigabe wieder aus, bleiben ausstehende Anmeldungen ausstehend, bis du entscheidest. **Muss ich Helfer freigeben, die ich selbst einteile?** Nein. Wen du im Controlling zuweist oder über das Planungsboard einteilst, ist direkt bestätigt. Die Freigabe gilt für Anmeldungen über die Anmeldeseite. **Kann ich einen Helfer nach der Frist trotzdem austragen?** Ja. Im Controlling entfernst du ihn aus der Schicht, auf Wunsch mit einer Absage-E-Mail und einem Grund. Die Frist gilt nur für die Abmeldung durch den Helfer selbst. **Gibt es alle Einstellungen auch im Plan Free?** Ja. Freigabe, Doppelbuchungen, Abmeldefrist, Namensanzeige, Verfügbarkeitsplanung und Anwesenheitskontrolle gibt es in jedem Plan. Vom Plan hängt ab, wie viele Events, Schichten und Einsätze möglich sind. ## Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos. In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung)