--- title: "Controlling für deine Helfereinsätze: Besetzung jeder Schicht" description: "Sieh im Zeitstrahl, wie jede Schicht besetzt ist, gib Anmeldungen frei und teile Helfer von Hand zu. Dazu das Dashboard mit den kritischen Schichten." url: "https://helferplanung.app/de/funktionen/controlling" language: "de-CH" --- 1. [Funktionen](https://helferplanung.app/de/funktionen) 2. Controlling # Controlling für deine Helfereinsätze. Sieh jede Schicht mit ihrer Besetzung, gib Anmeldungen frei und teile Helfer von Hand zu. Ohne Neuladen. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung) ## Eine Schicht öffnen, alles erledigen. Ein Klick auf die Schicht öffnet ihre Details. Du siehst, wer eingeteilt ist, und arbeitest direkt dort weiter. - ### Auslastung mit Minimum Der Balken zeigt die eingeteilten Helfer, die Marke das Minimum. Daneben steht, wie viele Plätze noch frei sind. - ### Freigaben in der Schicht Gibst du neue Anmeldungen frei, entscheidest du gleich hier. Wer abgelehnt wird, bekommt eine Absage per E-Mail, auf Wunsch mit Grund. - ### Kontakt in zwei Klicks Das Menü neben dem Namen kopiert E-Mail oder Telefon und öffnet das Helferprofil. Fehlt eine Angabe, steht dort «nicht hinterlegt». - ### Allen in der Schicht schreiben «Mailing» öffnet das Mailcenter mit dieser Schicht als Empfänger. [Mehr zum Mailcenter](https://helferplanung.app/de/funktionen/mailcenter) ## Helfer von Hand zuweisen. Fehlt jemand, teilst du ihn direkt zu. Aus der Helferliste oder als neue Person, die sich nie angemeldet hat. - ### Neu mit Vor- und Nachname Für neue Helfer reichen Vor- und Nachname, E-Mail und Telefon sind freiwillig. Wen du zuweist, ist direkt bestätigt. - ### Bestätigung auf Wunsch Mit dem Haken erfährt der Helfer von der Zuweisung, per WhatsApp oder E-Mail. Ohne E-Mail-Adresse gehen weder Bestätigung noch Erinnerungen raus. - ### Hinweise vor dem Zuweisen Ist die Person im selben Zeitraum schon eingeteilt oder fehlen ihr Schichten für die Mindestanzahl, sagt es das Fenster. Zuweisen kannst du trotzdem. [Mehr zu Regeln für Aufgaben](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzbereiche) Wen weist du zu? Lena aus der Helferliste Neue Person ## Das Dashboard zeigt, wo es fehlt. Öffnest du ein Event, siehst du zuerst vier Zahlen und die kritischen Schichten. Solange der Plan fehlt, steht dort die Checkliste. - Registrierte Helfer - 38 - Alle Personen mit einer Anmeldung, auch ausstehende. Wer mehrere Schichten hat, zählt einmal. - Schichten vollständig besetzt - 11/14 - Schichten, deren Plätze alle mit bestätigten Helfern besetzt sind. - Kritische Schichten - 2 - Schichten mit weniger bestätigten Helfern als ihrem Minimum. - Gesamt­auslastung - 78.6% - Anteil der voll besetzten Schichten, nicht der besetzten Plätze. Ein Klick auf eine Zeile zeigt die Schicht mit Besetzung und Zeitraum. «Exportieren» lädt den Bericht kritische Schichten als Excel. [Mehr zu Reports und Exporten](https://helferplanung.app/de/funktionen/reporting) Fehlen Einsatzgebiete, Aufgaben oder Schichten, zeigt das Dashboard statt der Zahlen die Checkliste. Sie führt dich der Reihe nach hin. ## Mehr zum Controlling. - ### Ohne Neuladen Meldet sich jemand an oder ab, gibst du frei oder teilst zu, ändert sich die Besetzung sofort. Bei allen, die das Controlling offen haben. - ### Auf dem Handy als Liste Auf schmalen Bildschirmen steht der Tag als Liste nach Einsatzgebiet und Aufgabe. Die Details einer Schicht öffnen sich von unten. - ### Filter und Tage Filtere nach Einsatzgebiet und Aufgabe. Blättere von Tag zu Tag oder wähle ein Datum. - ### Vorschau beim Darüberfahren Fährst du mit der Maus über eine Schicht, siehst du die zuletzt Angemeldeten und offene Freigaben, ohne sie zu öffnen. - ### Schichtübersicht als Excel Der Export im Controlling liefert alle Schichten mit Helfern und Kontakten, dazu ein Blatt pro Eventtag. [Mehr zu Reports und Exporten](https://helferplanung.app/de/funktionen/reporting) - ### Jeder Schritt steht im Protokoll Zuteilen, Entfernen, Freigeben und Ablehnen erscheinen danach in den Aktivitäten des Events. [Mehr zu Aktivitäten](https://helferplanung.app/de/funktionen/aktivitaeten) ## Teil eines durchgehenden Ablaufs. Helferplanung begleitet dich durch vier Phasen, vom Schichtplan bis zum Check-in am Event. 1. 01 ### Planen Einsatzgebiete, Schichten, Einteilung [Mehr zur Schichtplanung](https://helferplanung.app/de/funktionen/einsatzplanung) 2. 02 ### Anmelden Link oder QR, ohne Konto [Mehr zur Helfer-Anmeldung](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-anmeldung) 3. 03 ### Informieren E-Mail, WhatsApp, Kalender [Mehr zu Erinnerungen](https://helferplanung.app/de/funktionen/automatische-erinnerungen) 4. 04 ### Durchführen Check-In und Auswertung Du bist hier - [Helfer-Check-in](https://helferplanung.app/de/funktionen/helfer-check-in) - [Helferliste](https://helferplanung.app/de/funktionen/helferliste) - [Aktivitäten](https://helferplanung.app/de/funktionen/aktivitaeten) - [Reporting](https://helferplanung.app/de/funktionen/reporting) ## Fragen zum Controlling Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, wir antworten persönlich. [Frage stellen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Frage%20zu%20Helferplanung) **Zählen ausstehende Anmeldungen zur Besetzung?** Im Controlling zählt «3/4 Helfer» nur bestätigte Helfer, ausstehende stehen daneben. Auf der Anmeldeseite belegen ausstehende Anmeldungen ihren Platz aber schon. Kennzahlen und kritische Schichten zählen erst nach der Freigabe. **Erfährt ein Helfer, dass ich ihn aus der Schicht entferne?** Nur wenn du es willst. Beim Entfernen kannst du eine Absage-E-Mail senden und einen Grund dazuschreiben. Das geht, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Abmeldefrist gilt dabei nicht, sie betrifft nur Helfer, die sich selbst abmelden. **Kann ich im Controlling Schichten ändern?** Nein, der Zeitstrahl im Controlling ist zum Ansehen. Zeiten und Anzahl Helfer änderst du in der Schichtplanung. Ist eine Schicht mit bestätigten Helfern voll, kannst du im Controlling niemanden mehr hinzufügen. Erhöhe dann zuerst die Anzahl Helfer. **Ist das Controlling in jedem Plan enthalten?** Ja, auch im Plan Free. Von Hand zugewiesene Helfer zählen wie Anmeldungen als Einsatz. Im Plan Free sind es 20 Einsätze pro Event. ## Dein nächstes Event, ohne Listen-Chaos. In wenigen Minuten eingerichtet. Deine Helfer melden sich per Link oder QR-Code an. Für grössere Events zeigen wir dir alles gerne persönlich. [Kostenlos starten](https://app.helferplanung.app) [Demo anfragen](mailto:info@helferplanung.app?subject=Demo%20Helferplanung)